Die G-Suite ist ein Paket aus Cloud-Anwendungen und umfasst alle wichtigen Software-Werkzeuge, die ein Unternehmen für die Zusammenarbeit benötigt. Notwendig für die Nutzung ist lediglich ein Web-Browser. Warum die Mitarbeiter Ihres Unternehmen mit der G-Suite besser miteinander arbeiten und Sie dabei Ihre IT-Kosten senken können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

1 Finden statt suchen

Auf welchem Computer ist die Präsentation gespeichert, die Sie für den morgigen Business-Termin unbedingt noch bearbeiten wollten? Ist sie vielleicht gar nur auf dem USB-Stick vorhanden, den der in Teilzeit arbeitende Kollege immer mit sich nach Hause nimmt? Mit diesen oder ähnlichen, in vielen Firmen alltäglichen Problemen, müssen Sie sich mit der G-Suite  nicht mehr herumschlagen. Denn alle Dokumente, Präsentationen, Fotos, Logos, Videos usw. können Sie in Drive ablegen. Mithilfe von Cloud-Search finden Sie alles auch schnell wieder. Mit diesem Tool können Sie nicht nur Drive durchsuchen, sondern sämtliche Inhalte, die in anderen Anwendungen wie Gmail, Docs, Tabellen, Präsentationen oder Kalender abgelegt sind. Ein eigenes Ablage- oder Beschlagwortungssystem ist nicht mehr notwendig.

2 Behalten Sie alle E-Mails

Ihre IT-Abteilung wird sich auch in regelmäßigen Abständen bei Ihnen mit der Bitte melden, einige Ihrer E-Mails zu löschen, da der Mailserver an seine Kapazitätsgrenze stößt. Abgesehen davon, dass diese Arbeit jeder von uns scheut, passieren dabei Fehler, und wichtige E-Mails landen im Papierkorb. Bei G-Mail müssen Sie keine einzige Nachricht löschen, denn Speicherplatz ist bereits in der Basisversion riesig und ab der Business-Version unbegrenzt. Das Lesen und Verfassen von Nachrichten ist ohne Internetverbindung möglich. Direkt aus G-Mail heraus können Sie Chats und Videokonferenzen starten.

3 Daten immer zur Hand

Mobiles und flexibles Arbeiten wird immer wichtiger. Gerade die „Digital Natives“ haben keine Lust mehr, vor einem Schreibtisch zu sitzen, um sich mit Firmen-PCs herumzuschlagen. Sie arbeiten am liebsten mit Laptop, Tablet und Smartphone und diese Geräte sollten möglichst ihre eigenen sein – Stichwort: Bring Your Own Device. Mit der G-Suite lässt sich dieser Wunsch leicht erfüllen. Da die Software und die Daten, die Sie zum Arbeiten benötigen, in der Cloud liegen, haben Sie sie automatisch immer mit dabei. Selbst dann, wenn Sie gerade keine Internetverbindung haben. 

4 In Echtzeit zusammenarbeiten

Mit Google Docs können Sie mit mehreren Kollegen oder externen Partnern ein Dokument gemeinsam bearbeiten – und zwar in Echtzeit. Die Kommentarfunktion hilft, offene Fragen zu klären. Die integrierte Anwendung Hangouts Chat erlaubt es Ihnen, mit Ihrem Team über die Änderungen zu diskutieren, ohne dass Sie diese gleich ins eigentliche Dokument einfließen lassen. Diese Collaboration-Funktionen können Sie auch in den Anwendungen Tabellen, Formulare, Präsentationen, Sites, App-Maker und Notizen verwenden. Hangouts Chats lässt sich als selbständige Kommunikationsplattform für Projekte nutzen, auf der Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen möglich sind. Die Anwendung unterstützt derzeit 28 Sprachen und bis zu 8.000 Mitglieder in einem Chatroom. Mit Hangouts Meet können Sie Videokonferenzen abhalten. Die Anwendung ist von jedem Gerät nutzbar. Teilnehmern ist es auch möglich, sich per Telefon einzuwählen. Ihren Desktop können Sie mit den anderen Konferenzpartnern teilen. Der freigabefähige Kalender lässt sich in andere Anwendungen wie Gmail, Drive, Sites, Kontakte und Hangouts integrieren und erleichtert die Zusammenarbeit zusätzlich.

5 Ihre Firmendaten sind absolut sicher

Die G-Suite ist ein Software-as-a-Service-Angebot, das Google zu einem definierten Servicelevel anbietet und dafür unterschiedliche Tarife verlangt. Obwohl die kostenlosen Versionen der Anwendungen die gleichen Namen tragen, hat die G-Suite mit dem Werbegeschäft von Google rein gar nichts zu tun. Die G-Suite ist werbefrei und Ihre Daten werden von den Diensten für Werbezwecke weder erfasst noch verwendet. Sowohl die G-Suite als auch die Google Cloud Plattform funktionieren DSGVO-konform. Google unterstützt seine Kunden dabei, die DSGVO selbst umzusetzen

6 Zahlen Sie nur jene IT-Ressourcen, die Sie auch brauchen

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Computern arbeiten, auf denen genau jene Software installiert ist, die sie für ihre Arbeit benötigen, dann eröffnet Ihnen die G-Suite aus mehreren Gründen ein riesiges Sparpotential: Die Rechenkapazität, die Sie benötigen, kommt aus der Cloud. Ihre eigene Hardware muss diese nicht alleine stemmen. Sie können also mit ungleich leistungsschwächeren Servern, PCs und Laptops arbeiten, als Sie das bisher getan haben. Um die G-Suite im Alltagsbusiness verwenden zu können, reichen Chromebooks um wenige hundert Euro. Zudem sind Softwarelizenzen völlig überflüssig. Für die G-Suite zahlen Sie einen fixen Betrag pro Monat. Wenn sich Ihre Mitarbeiterzahl ändert, können Sie darauf flexibler reagieren. Kurz: Sie zahlen immer nur für jene Ressourcen, die Sie tatsächlich verwenden.

7 Einfach und intuitiv zu nutzen

Dinge müssen einfach funktionieren, damit sie genutzt werden. Das gilt auch für den Einsatz im Business. Der Umgang mit allen Anwendungen der G-Suite ist schnell erlernbar. Einige Programme und Funktionen werden Ihren Mitarbeitern ohnehin bekannt sein, weil sie Google-Produkte privat nutzen. Google bietet selbst Online-Schulungen an. Damit können sich Ihre Mitarbeiter selbst unkompliziert und kostenlos weiterbilden.

8 Daten können Sie nicht mehr verlieren

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die IT selbst betreiben, ist ein Verlust eines Teils oder Ihrer gesamten Firmendaten ein Szenario, das Sie nicht völlig ausschließen sollten: Ihr Serverraum steht plötzlich unter Wasser, der Strom ist übers Wochenende ausgefallen und die automatische Sicherung hat nicht geklappt, Ihr Laptop mit wichtigen Daten wird gestohlen oder einer Ihrer Mitarbeiter kann plötzlich das Firmensmartphone nicht mehr finden, mit dem er bei einem Termin für ein Projekt wichtige Fotos gemacht hat. Ein Verlust von Daten ist immer teuer und kann sogar das Aus für Firmen bedeuten. Mit der G-Suite vertrauen Sie Ihre Daten Profis an.

9 Managen Sie die Geräte, die Ihre Mitarbeiter mobil nutzen

Wer trägt schon gerne zwei Smartphones mit sich herum oder nutzt zwei Tablets? Niemand. Sie sollten also von Ihren Mitarbeitern nicht verlangen, dass sie für ihre Arbeit ein anderes Gerät verwenden, als für ihre privaten Dinge – sofern sie das nicht selber möchten. Die G-Suite bietet eine eigene ausgereifte Mobilgeräteverwaltung. Damit können Sie Smartphones, Tablets und Smartwatches mit verschiedenen Betriebssystemen verwalten. Es ist auch möglich, auf einem Gerät ein Profil für die Arbeit und eines für die private Nutzung einzurichten. Mit der Lösung können Sie alle mobilen Geräten managen, überwachen und Apps zentral auf die Geräte Ihrer Mitarbeiter ausrollen.

10 Bekämpfen Sie die Schatten-IT

Viele Mitarbeiter neigen dazu, für ihre Arbeit Anwendungen zu nutzen, die von der eigenen IT-Abteilung aus Sicherheitsgründen nicht freigegeben worden sind. Der Grund, warum diese Schatten-IT so beliebt ist, ist einfach: Die vermeintlich unsicheren Anwendungen sind oft besser und leichter zu nutzen, als jene, die die eigene Firma zur Verfügung stellt. Oder das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern gar keine Softwaretools für bestimmte Aufgaben an. Mit der G-Suite lösen Sie das Problem sehr einfach: Die Softwaresuite entspricht den Anforderungen Ihrer IT-Abteilung. Und: Alle Anwendungen der G-Suite sind so einfach zu nutzen, dass Ihre Mitarbeiter ganz von selbst ihre Finger von nicht freigegebenen Softwarealternativen lassen werden. 

11 Für die Zukunft abgesichert

Gerade im IT-Bereich ist es wichtig, mit verlässlichen Partnern zusammenzuarbeiten. Denn weder Soft- noch Hardware kauft man einmal ein, um es dann jahrelang zu nutzen. Individuelle Anpassungen, Updates und Services sind ein wichtiger Teil. Wenn ein Unternehmen, welches  Sie mit IT-Lösungen beliefert hat, vom Markt verschwindet, haben Sie ein Problem, sofern es sich nicht um Standardlösungen handelt. Google, bzw. der Mutterkonzern Alphabet Inc., ist eines der wertvollsten Unternehmen der Welt. Der Konzern und seine Produkte werden mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht so schnell vom Markt verschwinden. Sie können also sicher sein, mit der G-Suite in eine Lösung zu investieren, die ständig weiterentwickelt und supported wird.


 

Fazit: 11 Gründe, warum sich der Umstieg auf die G-Suite lohnt

Die IT wird immer mehr zum Rückgrat jedes Unternehmens. Egal aus welcher Branche es stammt. Der Zweck der IT ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen besser und effizienter zusammenarbeiten können und das Ihre Firma damit konkurrenzfähiger wird. In manchen Betrieben hat sich die IT allerdings zum Klotz am Bein entwickelt, der Ideen und Innovationen verhindert. Lediglich deshalb, weil sich Neues schlecht in der bisher verwendeten Software abbilden lässt, weil IT-Ressourcen insgesamt fehlen oder weil die Security-Richtlinien einfach zu strikt sind. Mit der G-Suite können Sie der IT wieder jene Rolle zuweisen, der ihr gebührt: Sie soll störungsfrei funktionieren, leicht zu bedienen sein und den Anwender dabei unterstützen, seine Ziele schneller zu erreichen.

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