Die Nutzung von Collaborations-Tools wie G Suite stellen Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen – sei es denn administrativ oder sicherheitstechnisch. Gerade die Nutzung von Google Drive und Team Drives mit der Option der Datenweitergabe an externe setzt hier neue Maßstäbe in punkto kontrollverlust über Daten.

Advanced Reports; eine cloudbasierte Applikation auf Basis von App Engine ermöglicht Ihnen als Administrator und Ihren Nutzern alle externen Dateifreigaben in Google Drive und Team Drives in einem übersichtlichen Interface anzusehen und diese nach Bedarf zu beenden.


Features

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Übersichtliche Darstellung aller externer Dateifreigaben
Über eine dedizierte URL greifen Ihre Nutzerinnen und Nutzer während Sie in G Suite angemeldet sind, auf ein übersichtliches Interface zu und können hier all Ihre externe Dateifreigaben ansehen.






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Intelligente Filter zur besseren Übersicht
Filtern Sie Ihre Freigaben nicht nur nach dem Namen- sondern auch nach Freigabeart (Bearbeiter, Lesend und Kommentierend) und nach Freigabescope (Jeder, User oder Gruppe).





Unterscheiden Sie zwischen Internen und Externen Freigaben
Filtern Sie Ihre Freigaben mit nur einem Klick nach Internen und Externen Freigaben um so eine bessere Übersicht zu erhalten.

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Sehen Sie alle Ihre externen Freigaben
Lassen Sie sich alle externen Freigaben zu einem Dokument übersichtlich darstellen- egal ob das Dokument an einzelne Personen, an Gruppen oder per Link an alle freigegeben wurden.





Externe Freigabe beenden – einfach und sicher
Beenden Sie Sie die externe Freigabe Ihrer Dokumente einfach per Mausklick. Und Sie können jederzeit individuell entscheiden welchem Nutzer Sie die Freigabe entziehen möchten. Die Berechtigung auf das Dokument wird sofort entzogen

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G Suite Administrator – Behalten Sie den Überblick
Als G Suite Administrator dürfen Sie sich die externen Freigaben aller Nutzer in Ihrer Domäne ansehen; Sie haben dieselben Filter- und Sortierfunktionen wie auch Ihre Nutzer zur Auswahl. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, haben Sie niemals Zugriff auf die Dokumente der Nutzer und können auch die Freigabe dieser Dokumente nicht löschen. Filtern Sie Ihre Suche nach Mitarbeitern und Organisationseinheiten um detailliertere Ergebnisse zu erhalten.





G Suite Administrator – Einfache Bereitstellung
Advanced Reports läuft in einer eigenen, kostenfreien** Instanz innerhalb der Google App Engine in der Google Cloud Platform. Einmal pro Nacht überprüft Advanced Reports Ihr Google Drive nach allen externen Freigegebenen Dateien.

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G Suite Administrator – Filtern nach OU’s
Mit der praktischen Suche filtern Sie alle Useraccounts nach Organisationseinheiten. Lassen Sie sich die Freigaben von komplette OU Usern anzeigen oder wählen Sie mehrere Nutzer manuell aus.





G Suite Administrator – Filtern nach OU’s
Mit der praktischen Suche filtern Sie alle Useraccounts nach Organisationseinheiten. Lassen Sie sich die Freigaben von komplette OU Usern anzeigen oder wählen Sie mehrere Nutzer manuell aus.

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G Suite Administrator – Sie haben die Wahl
Lassen Sie sich die Freigaben des Google Drives oder der TeamDrives anzeigen. Nutzen Sie in Team Drives die kompletten Filter- und Suchfunktionen die Sie auch aus Advanced Reports Drive kennen.





G Suite Administrator – Einfach starten
Wie all unsere Applikationen lässt sich auch Advanced Reports für Ihre Userinnen und User einfach über den App Launcher in G Suite einrichten und aufrufen. Somit müssen Sie die Nutzer keine URL merken und haben Advanced Report immer verfügbar.

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Technische Voraussetzungen



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  • G Suite Basic, Business oder Enterprise Lizenz
  • Eigene, kostenfreie** Instanz in der App Engine innerhalb der Google Cloud Platform
  • G Suite Super-Administrator muss einmalig den Scope von Advanced Reports im G Suite Admin-Panel einrichten
  • Zugriff auf Drive SDK muss für die komplette Organisationseinheit im G Suite Admin-Panel erlaubt sein.

Lizenzkosten

Anzahl der User / Domain Kosten / Jahr*
<99 558,00 Euro
100 – 249 899,00 Euro
250 – 499 1.389,00 Euro
500 – 999 2.510,00 Euro
1.000 – 1.999 4.190,00 Euro
2.000 – 5.000 8.790,00 Euro
>5.000 auf Anfrage

*zzgl. gesetzl. Mehrwertsteuer

** Google App Engine stellt täglich eine kostenfreie Laufzeit über 8h zur Verfügung. Das erstmalige erfassen der externen Freigaben kann u.U. länger dauern. Bei Überschreiten der 8 Gratisstunden pro Tag können Mehrkosten entstehen; die nicht durch die Lizenzkosten abgedeckt sind. Preisinformationen Google App Engine: https://cloud.google.com/appengine/pricing