Köln – Wir entwickelten eine exklusive App für einen großen Automobilhersteller, die direkt mit dem internen Lotus Domino Server kommuniziert. Mit der innovativen, standortunabhängigen Lösung sparen die Außendienstmitarbeiter rund ein Drittel der Zeit und verbessern ihre Ergebnisqualität.

Das Problem: Aufwendige Vor- und Nachbereitung

iPad App fuer den AussendienstZur Absicherung der Händlerfinanzierungen prüfen Außendienstmitarbeiter regelmäßig die Lagerwagen-Bestände im Handel. Bisher bestand die Ausrüstung hierfür aus einem Laptop, der vor und nach den Händlerbesuchen mit der internen Datenbank synchronisiert werden musste. Notizen erfolgten handschriftlich oder mit einem Diktiergerät. Trotz technischer Unterstützung ein insgesamt aufwendiges Vorgehen, das große Vor- und Nachbereitung benötigte.

Mit einem neuen, handlicheren Barcode-Scanner und iPad wird der Aufwand für die Außendienstmitarbeiter nun deutlich verringert. Ziel der Umstellung war es, die bisherige Technologie durch eine moderne Anwendung zu ersetzen und damit die Arbeit im Außendienst zu erleichtern.

Effizienter dank standortunabhängigem Datenabgleich

In enger Zusammenarbeit entstand eine iPad App, mit der seit September 2013 mobile Bestandskontrollen durchführt werden. Die Synchronisation des Datenbestandes mit den internen Lotus Domino Servern erfolgt über WLAN oder UMTS standortunabhängig mit einer sicheren VPN-Verbindung. Der Datenabgleich mit den hauseigenen Servern ist damit jederzeit möglich, so dass sowohl dem Außen- als auch dem Innendienst stets die aktuellsten Daten vorliegen.

Für die Kontrollen vor Ort stehen außerdem neue, nur etwa schlüsselgroße Barcode-Scanner zur Verfügung. Mit diesen werden die Barcodes der Fahrgestellnummern am Fahrzeug gescannt und über Bluetooth automatisch mit der App abgeglichen.

Alternativ kann der Fahrzeugdatensatz von Hand gesucht und als „gesehen“ markiert werden, falls zum Beispiel kein Barcode am Fahrzeug vorhanden ist. Den Mitarbeitern stehen zur Eingabe der Fahrzeugdaten, wie zum Beispiel Kilometerstand oder Zustand, eigene Eingabefelder zur Verfügung. Zusätzliche, handschriftliche Notizen sind mit der neuen iPad App nicht mehr notwendig. Die bisherige Vor- und Nachbereitung entfällt mit den iPads. Der Aufwand ist geringer, während sich die Ergebnisqualität deutlich verbessert hat.

Intuitiv, verlässlich und zeitsparend

Die intuitive Bedienoberfläche der App erleichtert die Arbeit im Außendienst deutlich. Eine grafische Übersicht informiert zudem über den aktuellen Stand der Kontrollen: Ist das Tagespensum schon erfüllt? Welche Kontrollarten müssen noch durchgeführt werden? Die Mitarbeiter haben hierdurch einen besseren Überblick über die bereits umgesetzten Kontrollen.

Die App wurde mit den von Apple bereit gestellten Werkzeugen (Xcode) nativ entwickelt. Die Zielplattform war zunächst iOS 6 (Apples Betriebssystem für Mobile Devices) und wurde nachfolgend auf die aktuelle Version iOS 7 portiert. Ausgestattet mit eigenen Schnittstellen kommuniziert die App über Lotus Domino Anwendungsserver mit den internen Notes Clients. Ersten Schätzungen zufolge sparen die Außendienstmitarbeiter durch die von TIMETOACT entwickelte App rund ein Drittel der Zeit ein.