Köln/Bodenseekreis – Der Bodenseekreis setzt seit Mitte 2013 auf das „KommunalCockpit“, die Business Intelligence Lösung der TIMETOACT. Die steuerungsrelevanten Daten sind nun flächendeckend in allen Fachbereichen stets aktuell. Die Anwender sind von der webbasierten Oberfläche begeistert und profitieren von einem durchgehend effizienteren Controlling.

Die 23 Fachbereiche im Landratsamt Bodenseekreis arbeiten nach der kameralistischen Buchführung. Obwohl das Controlling seit Jahren computergestützt durchgeführt wird, fehlte bisher eine gemeinsame Plattform. „Es waren verschiedene Excel-Blätter im Umlauf, die mehr oder weniger regelmäßig aktualisiert wurden. Wir haben die Daten aller Fachbereiche anschließend manuell zusammengefasst und ausgewertet – ein Wahnsinnsaufwand“ erinnert sich Robert Algner, Inhaber des Zentralen Controlling im Landratsamt Bodenseekreis. Mit der Einführung eines Business Intelligence (BI) Systems sollte sich das ändern.

Robert Algner

“Sowohl der Standard-Budgetbericht wie auch die dezentrale Planung sind auf großes Wohlwollen und Begeisterung gestoßen. Die Entscheidung für dieses Softwarehaus war goldrichtig.”

Robert Algner, Inhaber des Zentralen Controlling, Landratsamt Bodenseekreis

BI-Lösung mit vielseitigen Funktionen und intuitiver Bedienung gesucht

Die Anforderungen des Bodenseekreises an eine Business Intelligence Lösung wurden im Vorfeld klar definiert:

  • Aktualität und hohe Verfügbarkeit aller Finanzdaten
  • Abschaffung der papierlastigen Reports und Steuerung
  • Einführung von automatisierten Frühwarnfunktionen
  • Abbilden von Plan-/Soll- und Ist-Daten nach den Maßstäben der Kameralistik
  • Dezentrale und beleglose Haushaltsplanung für das jeweils kommende Jahr
  • Absprung auf Belegebene
  • Selbstständiges Anlegen von Berichten
  • Feingranulare Verrechtung von Datenzugriffen (read/write)
  • Front-End: Web-basierender Zugriff über den Browser
  • Nutzerfreundliche, möglichst intuitive Darstellung

Das KommunalCockpit macht das Rennen

Im Rahmen der Geschäftsanbahnung präsentierten vier Unternehmen ihre jeweilige BI-Lösung. „Nach einer umfangreichen Diskussion und Abwägung haben wir uns für das BI-Team der TIMETOACT entschieden“ erklärt Robert Algner und resümiert rückblickend: „Die Entscheidung für dieses Softwarehaus war goldrichtig.“

Projektverlauf – Großes Engagement auf beiden Seiten führte schnell zum Erfolg

Um bei der Einführung von Business Intelligence Systemen erfolgreich zu sein, ist eine genaue Projektplanung notwendig. Der Projektverlauf für die technische Implementierung und fachliche Umsetzung der BI-Maßnahmen wurde daher vorab gemeinsam festgelegt. Welche Werte sollen aus dem Vorsystem INFOMA übernommen werden? In welcher Form soll die Aggregation in den OLAP-Würfeln erfolgen? Fragen, die in intensiver Zusammenarbeit geklärt wurden und schließlich zu einer optimal abgestimmten Business Intelligence Lösung führten.

Auch die Webservices im Front-End, in denen die Anwender arbeiten, wurden in enger Zusammenarbeit angepasst. Den verschiedenen Nutzergruppen wie dezentralen Controllern oder Amtsleitern stehen jetzt jeweils angepasste Reports zur Verfügung. Das feingranulare Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass jeder Nutzer ausschließlich die für ihn freigegebenen und relevanten Daten einsehen kann.

Beispielansicht eines Budgetbericht der Business-Intelligence Lösung des Bodenseekreis

Beispielansicht eines Budgetbericht der Business-Intelligence Lösung des Bodenseekreis

Intuitive Nutzung – Die Anwender sind begeistert

Der Bodenseekreis hat mit dem KommunalCockpit die Möglichkeit, eigene Reports zu erstellen. Um den Einstieg zu vereinfachen, entwickelte das BI-Team den Bericht für die Belegdarstellung sowie die Vorlage eines Standard-Budgetberichts. Ein Formelassistent unterstützt den Bodenseekreis in Zukunft dabei, schnell und komfortabel eigene Berichte zu erstellen. Entscheidend war die schnelle, flächendeckende Platzierung des ersten Berichts. Das Konzept überzeugt, wir Robert Algner feststellt: Sowohl der Standard-Budgetbericht wie auch die dezentrale Planung sind auf großes Wohlwollen und Begeisterung gestoßen.”

Begeistert hat die Anwender auch die ähnliche Optik zu den bisher bekannten Berichten. Da sie das Arbeiten mit Excel-Tabellen gewohnt sind, ging die Arbeit mit dem KommunalCockpit von Anfang an leicht von der Hand.

“Rückblickend können wir sagen, dass die Entscheidung für Ihr Softwarehaus die absolut Richtige war. Wir freuen uns sehr, wenn wir auch in den nächsten Jahren eine weiterhin so erfolgreiche Zusammenarbeit pflegen.”

Robert Algner, Inhaber des Zentralen Controlling, Landratsamt Bodenseekreis

Von dem ersten Kick-Off Meeting bis zur vollständigen Inbetriebnahme der BI-Lösung verging weniger als ein halbes Jahr. Die Ziele des Bodenseekreises, mit der BI-Lösung Anwender zu entlasten und besser operative und strategische Entscheidungsgrundlagen zu ermöglichen, wurden vollständig erreicht. Mit dem KommunalCockpit ist die Haushaltsplanung nun wesentlich effizienter und die Haushaltssteuerung aussagekräftiger als zuvor.

Ansicht "Budgetbericht Haushaltsdaten" in der BI-Lösung für den Bodenseekreis

Ansicht “Budgetbericht Haushaltsdaten” in der BI-Lösung für den Bodenseekreis

IT-Architektur des KommunalCockpit

Die Business Intelligence Lösung KommunalCockpit der TIMETOACT BI-Experten basiert auf der Software Infor10 ION Business Intelligence. Integriert sind außerdem das Talend Open Studio for Data Integration, ein SQL-Server sowie ein Microsoft Internet Information Server (IIS).

Das zum 1. Januar 2013 neu eingeführte ERP-System der INFOMA Software Consulting GmbH bildet das Vorsystem für die weitere BI-Infrastruktur. Mit Hilfe des Import-Tools Talend Open Studio werden die daraus gewonnenen Daten sowohl in einem zentralen Data-Warehouse (DWH) als auch in dem Infor OLAP-Server gespeichert. Die IT-Struktur sieht damit folgendes vor:

  1. Im SQL-Server des Data-Warehouse werden die Daten auf Belegebene abgelegt. Hiermit wird der Absprung bis zur Belegebene ermöglicht.
  2. Der Infor OLAP-Server bietet aufgrund seiner In-Memory-Technologie eine hohe Performance und sehr kurze Zugriffszeiten. Die Werte werden hierin auf Monatsebene aggregiert.

Die Anwender können somit aus dem Application Studio von Infor heraus sowohl auf die OLAP-Werte als auch auf die Belege zugreifen. Durch die Trennung der Monats- und Belegebene profitieren die Anwender von besonders kurzen Zugriffszeiten. Da die Datenimporte aus dem Vorsystem jede Nacht stattfinden, sind alle verwendeten Daten stets tagesaktuell.

Übersicht der IT-Architektur des Steuerungscockpit Kommunal – IT-Architektur, die dem KommunalCockpit im Bodenseekreis zu Grunde liegt

Übersicht der IT-Architektur des Steuerungscockpit Kommunal – IT-Architektur, die dem KommunalCockpit im Bodenseekreis zu Grunde liegt

Landratsamt Bodenseekreis

Der Bodenseekreis erstreckt sich über eine Fläche von 664,72 km² mit rund 206.000 Einwohnern. Wirtschaftlich dominieren Industrie und produzierendes Gewerbe. Den Schwerpunkt bilden Maschinen-/Fahrzeugbau, Elektrotechnik, Feinmechanik und Optik sowie die Luft- und Raumfahrttechnik.

Es gibt 30 Naturschutzgebiete mit 1.490 ha Fläche sowie 16 Landschaftsschutzgebiete mit über 9.600 ha Fläche.

Branche: Öffentliche Verwaltung
Bundesland: Baden-Württemberg
Kreisgliederung: 23 Städte und Gemeinden
Bevölkerungsdichte: 318 Einwohnern/km²

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