Ausgangssituation

Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. (Caritas Köln) verwaltet im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) umfangreiche Prozessbeschreibungen. Die bisher verwendete QM-Lösung war kompliziert zu bedienen, das Auffinden von Dokumenten umständlich und zeitraubend. Mussten Dokumente geändert werden, war systemseitig kein geregelter Workflow vorgegeben.

Lösung

Microsoft SharePoint bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Dokumentenmanagement und deckt fast alle Anforderungen der Caritas Köln an ein QM-System standardmäßig ab. Da die Software bereits als Intranet-Lösung eingesetzt wird, waren langwierige Mitarbeiterschulungen unnötig. Ergänzt um Nintex zum Workflow- und Prozessmanagement bildet die Dokumentenbibliothek einen einheitlichen und kontrollierten Ablageort für alle QM-Dokumente. Die Bibliotheksstruktur und komfortable Suchfunktionen stellen das schnelle Auffinden von Dokumenten sicher. Verbindliche Prozessbeschreibungen stehen damit allen Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung.

Wert für den Kunden

Für die QM-Lösung wurden überwiegend StandardFunktionalitäten verwendet. Dadurch kann sie neuen Anforderungen jederzeit unkompliziert angepasst werden, womit die QM-Lösung zukunftssicher aufgestellt ist. Die gesamte Dokumentenverwaltung ist zudem prozesssicher und einfach administrierbar. Die Mitarbeiter der Caritas Köln profitieren von der bereits bekannten SharePoint Oberfläche sowie der übersichtlichen SharePoint-Suche.

Qualitätsmanagement-Dokumente (QM) beinhalten verbindliche Prozessbeschreibungen und müssen daher von allen Mitarbeitern jederzeit unkompliziert eingesehen werden können.

Der Caritasverband für die Stadt Köln e. V. (Caritas Köln) wollte das bisherige, komplexe Qualitätsmanagement-System durch ein einfach administrierbares und übergreifend zugängliches System ersetzen. Die Wahl fiel auf das bereits als Intranet-Lösung eingesetzte Microsoft SharePoint, das bereits standardmäßig mit umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen ausgestattet ist. Ergänzt um die Software Nintex bietet diese Lösung außerdem ein komplexes Workflow- und Prozessmanagement.

Durch die neue QM-Lösung mit SharePoint profitieren die Caritas Mitarbeiter von einem System, das ihnen bereits vertraut ist. Mit seinem integrierten Dokumentenmanagement und Nintex verfügt SharePoint über alle Funktionen, die zur Verwaltung und Nutzung von umfangreichen OrganisationsHandbüchern notwendig sind:

  • Automatische Versionierung der Dokumente
  • Gezielte Verschlagwortung der Dokumente
  • Microsoft Office Konformität: Bearbeiten der Dokumente per Mausklick
  • CheckIn/CheckOut: Automatisches Kennzeichnen von Dokumenten in Bearbeitung, Schreibschutz vor Änderungen durch andere Nutzer
  • Einfache Kapitelverwaltung über eine einheitliche Baumstruktur (Basis: SharePoint Termstore)
  • Automatische Erstellung von Sammeldokumenten aus mehreren „Teilhandbüchern“
  • Flexible Vergabe von Nutzerrechten (Lesen, Schreiben, Freigeben)
  • Klar definierter, automatisierter Freigabe- und Genehmigungsprozess
  • Benutzerhinweise und Leseaufforderung bei aktualisierten/neuen Dokumenten
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten im Team, sogar in Realtime ist möglich

Die facettierte Suchfunktion unterstützt die Nutzer dabei, Dokumente schnell und komfortabel zu finden. Eine grafische Navigation sowie individuelle User-Dashboards verbessern die User Experience zusätzlich.

Da für das Dokumentenmanagement überwiegend Standardfunktionen zum Einsatz kommen, ist das System besonders stabil und passt sich neuen Anforderungen flexibel an. Das gesamte QM-System ist nah am Anwender konzipiert und kann von der Caritas Köln selbst konfiguriert und angepasst werden.

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Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. ist einer der größten Caritasverbände in Deutschland und beschäftigt rund 1.500 Mitarbeiter

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