Ausgangssituation

Grünenthal nutzt Microsoft SharePoint bereits seit vielen Jahren. Bislang kam die global genutzte Plattform ausschließlich für die Collaboration und den Informationsaustausch in Projekten, Fachteams und Abteilungen zum Einsatz. Aufgrund der anhaltend positiven Akzeptanz der Plattform im Unternehmen suchte man nach Möglichkeiten, das Funktionsangebot sinnvoll zu erweitern. Vor dem Hintergrund zahlreicher papierbasierter Arbeitsabläufe geriet das Thema Workflow-Automation in den Fokus der Überlegungen. Programmierten Lösungen basierend auf C#/.NET erteilte man jedoch im Vorhinein eine ‚Absage‘.

Lösung

Für diese Anforderungen schlug novaCapta den Einsatz von Nintex Workflow vor. Nintex Workflow erweitert Microsoft SharePoint um einen Workflow-Designer, Konnektivität zur vorhandenen Infrastruktur und zahlreiche Workflow-Features, verbunden mit der Option für individuelle Erweiterungen.

“Die Entscheidung, mit Nintex unsere SharePoint Plattform zu erweitern, erlaubt uns heute, Prozessanforderungen agil, zeitnah und effizient umzusetzen.”

Marco Polo, Manager IT, Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG

Wert für den Kunden

Nintex Workflow beinhaltet einen anwenderfreundlichen Workflow-Designer. Fachprozesse können hiermit wirkungsvoll und mit kurzer Implementierungsdauer automatisiert werden. Optimierungspotentiale können daher schnell und mit vertretbarem Aufwand realisiert werden. Die Workflows sorgen für durchgehend aktuelle Daten, Fehlerquellen werden minimiert, die Transparenz für die Prozessbeteiligten deutlich erhöht.

Agile Vorgehensweise

Im Fokus waren von Beginn an papier- und formularbasierte Arbeitsabläufe, für welche sich Optimierungspotentiale nur dann sinnvoll realisieren lassen, wenn die Implementierungsaufwände kontrollierbar bleiben und sich Anpassungen idealerweise auch in Eigenregie umsetzen lassen. Nintex-Workflow bietet für beide Prämissen hervorragende Voraussetzungen.

Während der Anforderungsklärung erarbeiten der Fachbereich und ein erfahrener SharePoint Anwendungsberater der novaCapta innerhalb eines kurzen Workshops die spezifischen Fachanforderungen und analysieren den Prozess. Oftmals entsteht bereits am gleichen Tag ein erster Entwurf in SharePoint, welcher die weitere Abstimmung mit dem Fachbereich erheblich erleichtert. Dieser erste Entwurf kann auch zu einem Proof Of Concept (PoC) weiterentwickelt werden. Die Beteiligten können somit schon frühzeitig einen Eindruck des zukünftigen User-Interface gewinnen, das stets durch SharePoint typische Elemente geprägt ist.

Die Möglichkeiten der Plattform werden unmittelbar berücksichtigt und Funktionswünsche hinsichtlich des potentiellen Umsetzungsaufwands kritisch diskutiert. Den Abschluss findet diese Phase in der Erstellung einer kompakten Anforderungsdokumentation als Basis für eine belastbare Aufwandsplanung.

In der sich anschließenden Implementierungsphase entsteht die eigentliche Lösung, wobei tiefgehende Details in kurzen Abstimmungszyklen mit dem Fachbereich abgestimmt und konkretisiert werden.

Im Anschluss daran erfolgt die Test- und Abnahmephase durch den Fachbereich, welcher aufgrund der Vorgehensweise bereits gut auf die Lösung eingestimmt ist. Änderungen werden per Remote-Support durch novaCapta oder durch Grünenthal Global IT selbst vorgenommen.

Die Einführungsphase wird durch Prozessverantwortliche im Fachbereich gesteuert. Ein User-Training zur generellen Bedienung der Plattform entfällt, da SharePoint im Unternehmen bereits etabliert ist. Trainiert wird lediglich der Prozess.

Mit Nintex Workflow lassen sich jegliche Fachprozesse abbilden. In verschiedenen Unternehmensbereichen hat Grünenthal inzwischen zahlreiche Anwendungsfälle für Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse realisiert.

Prozessbeispiele

  • Bedarfsanforderungen prozessgestützt verwalten
    Die ehemals zeitaufwendigen und intransparenten Excel- und papierbasierten Fachbereichsprozesse wur-den mit Nintex vollständig abgelöst. Nintex über-nimmt nun die Berechnung von Bestands- und Ent-nahmemengen, vervollständigt Daten und steuert die Genehmigungsprozesse. Die Prozesse sind damit jederzeit nachvollziehbar und schneller als zuvor.
  • Dokumentenmanagement im Konzern-Controlling
    Statt monatlich ca. 300 Standard Reports per E-Mail aufzubereiten und zu verteilen, stützt heute Nintex diesen Prozess. Für die neuen Ablageorte wurden zuerst entsprechende Metadaten definiert, um auch die SharePoint Suche optimal nutzen zu können. Wei-terhin wurde ein Berechtigungsmodell festgelegt, dessen Umsetzung durch einen Workflow gewährleis-tet wird. Die gesamte Prozessgestaltung ist in großen Teilen automatisiert, womit der Bearbeitungsaufwand im Controlling in erheblichem Maße gesenkt werden konnte.