Nach intensiver Kandidatensuche ist die ausgeschriebene Stelle mit dem Wunsch-Mitarbeiter besetzt. Doch spätestens am ersten Arbeitstag tauchen unzählige neue Fragen auf: Wie gelingt die optimale Eingliederung in Arbeitsabläufe, das On-Boarding? Ein Schweizer Forschungsinstitut hat sich dieser Problematik gestellt und seinen On-Boarding Prozess vollständig überdacht. Gemeinsam mit X-INTEGRATE und BPM-Software der IBM entwickelte das Institut einen Prozess, mit dem neue Mitarbeiter frühzeitig „an Board“ geholt werden. Hierdurch wird die Einarbeitungszeit deutlich vermindert, der Mitarbeiter insgesamt besser und schneller in sein Aufgabenfeld integriert. Neben der Mitarbeiterzufriedenheit steigt dabei auch der Wertbeitrag des Mitarbeiters besonders früh an.

Automatismen für HR-Prozesse

Für die Human Ressources (HR) Prozesse eines Forschungsinstituts in der Schweiz gab es bisher keine Automatismen. Daten wurden teilweise direkt in SAP und zusätzlich in einer HR Datenbank erfasst, andere wiederum handschriftlich, per E-Mail oder mündlich kommuniziert. Durch den dadurch entstehenden, hohen manuellen Aufwand ohne klare Prozessstruktur mussten Daten oft mehrfach bearbeitet werden. Für die Mitarbeiter bedeutete das einen hohen Zeitaufwand und eine große Fehlergefahr.

Klar strukturierte, zu einem Teil automatisierte Prozessketten sollten die HR Mitarbeiter entlasten. Die HR-Prozesse sollten schneller und transparenter ablaufen, während die Datenqualität insgesamt verbessert werden sollte. Gemeinsam mit dem IT Department suchte der Fachbereich HR Anfang 2013 nach einem geeigneten Business Process Management. Da das Forschungsinstitut Standorte in der ganzen Schweiz unterhält und daher in vier Amtssprachen kommuniziert, war ein mehrsprachiges System Grundbedingung. Zudem sollten die Prozesse ohne großen Installationsaufwand über den Webbrowser aufgerufen werden können.

Während der ersten Beratungsphase verglich das Forschungsinstitut Open Source Lösungen mit der Standardlösung IBM Business Process Manager (BPM). Trotz der höheren Anschaffungskosten stellte sich schnell heraus, dass die Gesamtkosten für IBM BPM nicht nur insgesamt günstiger sind: Auch die Entwicklungszeit ist bedeutend kürzer, da viele der Anforderungen bereits standardmäßig mit IBM BPM abgedeckt werden

Onboarding vereinfachen © Rido - fotolia.com

Business Process Management mit IBM BPM

Mit IBM BPM werden Geschäftsprozesse strukturiert und nachvollziehbar abgebildet. Die leistungsstarke BPM-Lösung ist mit einer Mehrsprachlichkeit ausgestattet, mit der das Schweizer Forschungsinstitut komfortabel alle Amtssprachen der Schweiz abdecken kann. Da IBM BPM zentral verwaltet und von den Nutzern über den Internetbrowser aufgerufen wird, sind Installation und Wartung besonders unkompliziert.

Durch die Prozessautomatisierung werden Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Prozess ihr Handeln erfordert. Auch der aktuelle Prozessstand lässt sich über IBM BPM jederzeit abgerufen und konkret nachvollziehen. HR-Prozesse werden somit transparenter und können besser nachvollzogen werden. Fehler, die vorher zum Beispiel durch Medienbrüche entstanden sind, werden mit IBM BPM vermieden. In einer späteren Projektphase ist die direkte Anbindung von IBM BPM an SAP möglich, womit die Prozessdaten noch einfacher und flexibler verwaltet werden können.

Deutliche Zeiteinsparung

Durch das von X-INTEGRATE implementierte Business Process Management haben die HR-Mitarbeiter des Forschungsinstituts wieder mehr Zeit für ihr Tagesgeschäft. Rund 20 Minuten spart das computergestützte Prozessregelmanagement je Einstellungsvorgang. Bei rechnerisch rund 40 Aktionen im Monat errechnet sich eine Zeitersparnis von 160 Stunden oder 16.000 CHF (rund 13.000€) jährlich.

Für die Zukunft besteht die Möglichkeit, andere Unternehmensbereiche wie Controlling oder Forschung an das System anzubinden. Das Schweizer Forschungsinstitut setzt mit IBM BPM auf eine Software mit vielen Standardfunktionen. Ihre BPM-Lösung ist damit auch besonders zukunftssicher: Während Lösungen mit vielen Zusatzentwicklungen Updates oft nur bedingt verwenden können, kann das Forschungsinstitut sein Business Process Management flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen.