Controlling als solches ist zunächst einmal an kein spezielles Werkzeug gebunden. Haushaltszahlen vergleichen kann man auch mit Stift und Papier oder mittels Excel-Tabellen. Früher als die meisten Verwaltungen ist der Kreis Soest einen besseren Weg gegangen und hat eine webbasierte Business-Intelligence-Lösung eingeführt, das „KommunalCockpit“ von TIMETOACT.

Eine zielorientierte Verwaltungssteuerung entsprechend der Richtlinien des Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF) war die Vision von Bodo Gerlach, Abteilungsleiter Finanzwirtschaft der Kreisverwaltung Soest. Im Zuge der Umstrukturierung und Einführung eines von der KGST favorisierten  Steuerungsmodells beschäftigte sich die Kreisverwaltung 1995 (damals noch mit kameraler Buchführung), erstmals mit Controlling. Excel war das Arbeitsmittel dafür, mit dem Schritt für Schritt auch ein Berichtswesen aufgebaut wurde. Dezentrale Einheiten lassen sich jedoch nur schwer steuern, wenn jede Abteilung mit ihren lokalen Excel-Daten operiert und diese innerhalb der Verwaltung verschickt, verglichen und konsolidiert werden müssen.

Von einer einheitlichen Business-Intelligence (BI)-Lösung versprach sich die Soester Kreisverwaltung mehr Transparenz und Flexibilität in den Auswertungen, sicherere Planung sowie Budgetierung. Dezentrale Einheiten lassen sich damit im Sinne der Gesamtverwaltung steuern.

2004 wurde die multidimensionale Datenbank „Alea“ von MIS eingeführt. Sie gehört inzwischen zum BI-Anbieter INFOR, ist Bestandteil der INFOR BI-Suite und damit des „KommunalCockpits“, der auf INFOR basierenden Branchenlösung von TIMETOACT. Der BI-Spezialist unterstützte die Kreisverwaltung, mit dem KommunalCockpit ein Berichtswesen aufzubauen mit Leistungs- und Finanzcontrolling als integralen Bestandteilen. So gelang es den Soestern, das System von Beginn an zweigleisig zu nutzen: für Berichte sowie um damit Haushaltspläne zu erstellen und auszudrucken.

Planungs- und Berichtsmasken selbst erstellen

INFOR bildet die unterjährigen, jährigen und mehrjährigen Berichtswesen mit Prognosen und Kommentaren ab. Das System stellt den Haushalt, die Haushaltsplanung sowie den Jahresabschluss inklusive Kennzahlen und Zielen dar, unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Anforderungen des NKF. Anwendern eröffnet es die Möglichkeit, eigenständig Berichte zu erstellen oder neue Datenbestände einzurichten, um dem Self-Service-Gedanken Rechnung zu tragen. Bei anderen Controlling-Lösungen muss dafür in der Regel der Hersteller eingeschaltet werden, der dies gegen Aufpreis übernimmt. „Es bedurfte nur weniger Schulungsstunden durch die BI-Experten von Timetoact und wir konnten im System bereits viel in Eigenregie erledigen“, so Bodo Gerlach.

Die Controlling-Lösung ergänzt im Landkreis die Rechnungswesensoftware, von der sie tagesaktuell alle Plandaten erhält. Bis vor wenigen Jahren war dies das KIRP-System; nach einem Produktwechsel der Südwestfalen IT (dem Rechenzentrumsdienstleister der Region, von dem auch der Kreis Soest seine Anwendungen bezieht) ist es „newsystem“ von Axians Infoma. Beide Finanzprodukte arbeiten vollkommen unterschiedlich: Während in KIRP Produktziffer und Sachkonto in einem einzigen Element fest verbunden waren, gibt es bei newsystem drei verschiedene Einzelkomponenten – Kostenstelle, Kostenart und Konto –, die man variabel untereinander verbinden kann. Auch bei der Planung und Verbuchung investiver Anschaffungen funktionieren beide Finanzverfahren andersartig (in KIRP über ein Zwischenkonto, bei newsystem aus der Bilanz heraus). Die INFOR-Lösung musste von TIMETOACT daher neu aufgesetzt werden.

Statt Excel-Listen: Alle nutzen einheitliche Datenbasis

Den grundsätzlichen Unterschied zwischen Controlling und  Berichtswesen mit Excel und einer speziell dafür geschaffenen Software erklärt Bodo Gerlach so: „Hinter der Tabellenkalkulation von Microsoft steckt keine eigene Datenbank. Jeder erstellt Listen für seinen Fachbereich und reicht sie weiter. Das erzeugt vielfache Medienbrüche und ist ein Hort für Fehler bei Falschübertragungen etc. Im KommunalCockpit werden die Zahlen und Planansätze auf verschiedenen Konten und auf einer einheitlichen Datenbasis sogleich als Plandaten für den Haushaltsplan zur Verfügung gestellt. Das geplante Konto in der Datenbank können wir dazu nutzen, um es in die die jeweiligen Planstände des Haushalts zu bringen.“

Tagesaktueller Anordnungsstand

newsystem übermittelt seine Zahlen Nacht für Nacht an das KommunalCockpit. So hat, wer eine Prognose zu den Berichtsdaten treffen soll, den tagesaktuellen Anordnungsstand vorliegen und kann wesentlich genauer prognostizieren. Ein monatliches Berichtswesen gibt es in Soest nicht, sondern fünf Berichtstermine im Jahr. Der Nutzer kann sich aber jederzeit  im System die einzelnen aggregierten Berichte ansehen und von oben bis hinunter auf die Produktebene verfeinern. Aktuelle Werte sind vor allem für das Anordnungswesen wichtig. Der Grund: Manches Konto wird von mehreren Personen bewirtschaftet. Wer auf diesem eine Anordnung tätigt, muss wissen, ob es überhaupt gedeckt ist.

Wie mit Anordnungen verfahren wird, ist ein essenzieller Punkt im Controlling der Kreisverwaltung. Diese erstellten die befugten Sachbearbeiter/innen in Soest früher mit einer selbstentwickelten Access-Datenbank. Dabei ging es jedoch letztlich nur darum, den Anordnungsdruck zu erzeugen, es waren Unterschriften und Kontenverbindungen, mit anderen Worten ein Berechtigungssystem hinterlegt (Wer darf was anordnen und welche Konten einsehen?). Eine direkte Datenverbindung zur Finanzsoftware existierte nicht. Seit dem Umstieg auf Infoma wird dafür das INFOR-System genutzt. Aus ihm heraus werden die Anordnungen als PDF gedruckt und darin ist auch die Berechtigungsstruktur hinterlegt.

BI-Lösung als führendes System

Weit über 150 Mitarbeiter/innen – alle, die sich in den Abteilungen mit Finanzen beschäftigen – arbeiten in der Kreisverwaltung täglich mit dem BI-System, auf das sie über Webbrowser zugreifen. „Es ist dem Lizenzmodell der Finanzsoftware geschuldet, dass wir dessen Einsatz eigentlich nur einem kleinen Teilnehmerkreis zur Verfügung stellen, die meisten sollen im Wesentlichen in der BI-Lösung arbeiten“, erklärt Bodo Gerlach. Darüber, und nicht mehr über Access, erstellen sie heute ihre Anordnungen und überwachen den Haushalt. Tagesaktuell können sie überprüfen, ob die angeordneten Buchungen durchgeführt wurden.

So ist das Feedback durchweg positiv, denn der Austausch von Informationen und deren Bereitstellung funktionieren mit einer zentralen webbasierten Plattform, auf die alle zugreifen, naturgemäß viel schneller und übersichtlicher als mit verteilten Excel-Blättern. Von der Anmutung her stellt sich die Lösung ähnlich wie Excel dar, so dass keine größere Umstellung in der Arbeitsweise nötig ist. Auch der Druck von Berichten (Anordnungen oder weiteren Informationen) funktioniert einfach aus Infor heraus, wenn man einmal lokal etwas auf dem Schreibtisch braucht.

IT-Kosten planen

Die Kämmerei nutzt das KommunalCockpit inzwischen auch für die Planung ihrer IT-Kosten. Früher legten die Fachabteilungen ihre aktuellen Bedarfe an Soft- und Hardware in Excel-Tabellen an und schickten sie per E-Mail an die IT-Abteilung. Weil das BI-System auf jedem Arbeitsplatz installiert ist, findet dies nun direkt darin statt. Die IT hat jederzeit einen Gesamtüberblick, wer wieviel und wann anmeldet, was übernommen werden kann, ob es Überschneidungen gibt und wo man konsolidieren kann. Eine effizientere Gesamtplanung zu letztlich den günstigsten Anschaffungskosten ist das Resultat.

Der Kreis Soest war bundesweit einer der ersten; inzwischen setzt sich schon eine Reihe von Kommunalverwaltungen mit den Themen Business Intelligence und Controlling auseinander und wie man dies durch entsprechende Software besser gestalten kann. Auch die benachbarte Stadtverwaltung in Soest hat sich beim Kreis umgehört und plant ihren Haushalt inzwischen mit dem KommunalCockpit.