Ausgangssituation

Für ihre interne Revision gab es bei der Sana Kliniken AG bislang nur für das Follow-Up eine eigenentwickelte, softwarebasierte Lösung. Die Datenerfassung und –verwaltung erfolgte ohne zentrales System zugleich u. a. mit Excel, Word und E-Mail. Es fehlte eine einheitliche Informationsablage und eine Möglichkeit, die Prozesse gezielt zu steuern und zu automatisieren. Eine SharePoint basierte Lösung zum Revisionsmanagement sollte den Gesamtprozess transparenter gestalten und zugleich die Zusammenarbeit aller Beteiligten vereinfachen.

Lösung

Mit novaAudit haben sich die Sana Kliniken für eine hochflexible Audit-Management-Lösung entschieden. In enger Abstimmung entstanden ein ausgefeiltes Implementierungskonzept sowie ein passgenaues Prozess-Design. Auch in der agilen Umsetzung des Projekts behielten die Entwickler und die Projektgruppe ihren intensiven Austausch bei. Die einheitliche Datenhaltung und -verarbeitung an einem Platz sowie die prozessbegleitenden Kontrollfunktionen schaffen eine erhebliche Zeitersparnis

Wert für den Kunden

Die hohe Flexibilität und die einfache Integration bestehender, interner Prozesse machen novaAudit zu einer hochfunktionalen Audit-Management-Lösung. Die Konzernrevision der Klinikgruppe gewinnt durch die zentrale Informationsablage und ein wirkungsvolles Prozess-Design an Struktur, Dynamik und Effizienz.

In ihrer Rolle als drittgrößte Klinikgruppe Deutschlands betreibt die Sana Kliniken AG 48 Krankenhäuser landesweit. Mit ihrem weitreichenden Qualitätsmanagement sichert die Gruppe ihre hohen Leistungsstandards und stellt zugleich die Weichen dafür, sich selbst stetig weiter zu verbessern. Auf dieses Ziel arbeitet die interne Revision mit der systematischen Erhebung und Evaluation von Daten hin.

Bis vor kurzem erarbeitete die Sana Konzernrevision ihre Ergebnisse über unterschiedliche, untereinander nicht gekoppelte Systeme wie Email, Excel und Word. Die Datenvorräte ohne einheitliches Bearbeitungsverfahren manuell zu einem aussagekräftigen Bericht zusammenzufassen verursachte regelmäßig einen beträchtlichen Arbeitsaufwand. Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit, die Revisionsstruktur durch geführte Prozesse oder eine Suchfunktion transparent umzusetzen. Mit einer in Microsoft SharePoint integrierten Audit-ManagementLösung sollte dieser aufwendige Revisionsprozess zukünftig schneller, transparenter einfacher ablaufen.

“novaAudit bedeutet für unsere interne Revision eine enorme Aufwandsreduktion! Alle wesentlichen Prozessschritte werden in einer zentralen IT-Lösung abgebildet, so dass Medienbrüche weitestgehend entfallen.”

Matthias Bescherer, Referent für Konzernrevision, Sana Kliniken AG

Die Mitarbeiter der Sana Kliniken kennen und nutzen Microsoft SharePoint bereits firmenübergreifend als Intranetplattform sowie mit standardisierten Anwendungen und weiteren Eigenentwicklungen als eine zentrale Informationslösung.

Die Stärken von SharePoint auch für die Revision zu nutzen, lag daher nahe: „SharePoint zählt zu den leistungsstarken Plattformen am Markt. novaAudit integriert sich nahtlos in SharePoint, lässt sich flexibel skalieren und kann von jedem Mitarbeiter, der schon einmal mit SharePoint gearbeitet hat, intuitiv bedient werden“, beschreibt Michael Matuschek, Director Sales bei novaCapta. Bernd Opitz, Leiter Konzernrevision der Sana Kliniken AG ergänzt: „Was uns darüber hinaus besonders angesprochen hat war, dass wir als Konzernrevision die fachliche Konfiguration in novaAudit bei Bedarf selbst vornehmen können – ganz ohne die Hilfe der IT-Abteilung.“

Nach der Entscheidung für novaAudit arbeiten die Fachabteilung Konzernrevision der Sana Klinken und die SharePoint Experten der novaCapta eng zusammen und erstellen einen Anforderungskatalog, ein ausgefeiltes Implementierungskonzept und passgenaues Prozess-Design. Für die Audit-Management-Lösung wurden folgende Anforderungen identifiziert:

  • Ein zentrales, anwenderfreundliches Datenmanagementsystem mit einheitlicher Informationsablage und Verarbeitung (Import und Export) von Textbausteinen
  • Eine mehrjahresfähige Prüfungsplanung mit einer aussagekräftigen Prüfungslandkarte zur Ableitung von regelmäßigen Revisionsprogrammen
  • Eine kontrollierbare und via E-Mail angekündigte Prüfungsdurchführung gemäß festgelegten, automatisierten Prozessen auch für Teamprüfungen
  • Integration der geprüften Einheiten
  • Feedback über den Erfüllungsstatus der Maßnahmen direkt im System
  • Freigabeworkflow für Prüfungsleiter
  • Effizientere Auswertung von Revisionsergebnissen durch integrierte Statistiken und automatische Berichterstellung für diverse Audittypen
  • Verbesserte Orientierung im Prozess durch Übersicht über Handlungsfelder und hinterlegte Prüfungsinhalte
  • Maßnahmenbearbeitung, Nachweisführung und Freigabe der Umsetzung für die geprüften Einheiten direkt im System
  • Abbildung und Historisierung aller Revisionsabläufe

Ein Revisionsprozess – eine Plattform

novaAudit vereint alle notwendigen Funktionen in einem System, um einen vollständigen Revisionsprozess durchzuführen und in einem Reporting zu formulieren. Es vereinheitlicht damit die Informationsablage und beschleunigt die Datenverarbeitung enorm. Zudem bildet novaAudit gemäß dem Best Practice-Ansatz des DIIR (Deutsches Institut für Interne Revision) den kompletten Auditprozess ab und schafft damit Transparenz.

Der administrative Arbeitsaufwand bleibt gering, indem Routinetätigkeiten wie z. B. Prüfungsankündigungen und Reminder per Mail automatisiert werden können. Auch können per Themenspeicher einmal kategorisierte Prüfungsinhalte einfach wiederverwendet werden. Geprüfte Einheiten geben direkt im System Rückmeldung über den Erfüllungsgrad der Maßnahmenumsetzung. Daran geknüpft ist ein Freigabeworkflow für Prüfungsleiter.

Die geführten Prozesse ermöglichen eine hohe Prozesstransparenz, verbessern dadurch die Nachvollziehbarkeit und vereinfachen insgesamt den Revisionsprozess für die Mitarbeiter.

Ein Optimum an Kontrolle

Die umfassende Berichtserstattung über den Prozess-Status erfolgt durch systeminterne Benachrichtigungen. Für die Berichte zu den Revisionsergebnissen stehen verschiedene Berichtstypen zur Verfügung, die bei Bedarf individuell konfiguriert werden können. Hierdurch können der Fortschritt und die Ergebnisse der Revision einfacher gemessen und ausgewertet werden.

Mit den integrierten Statistiken und Dashboards stehen den Mitarbeitern der Sana Kliniken AG zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, die erhobenen Daten auszuwerten. Darüber hinaus können Auditberichte mit wenigen Klicks im Word-Format erstellt und wieder in novaAudit eingespeist werden.

Die interne Revision der Sana Kliniken AG profitiert durch das Auditmanagement über novaAudit von deutlich strukturierteren Abläufen, einem zeiteffizienteren Arbeiten und einer erheblich transparenteren Datenverwaltung. Damit senkte novaAudit den notwendigen Zeitaufwand bei Auditierungsprozessen erheblich. Darüber hinaus baute die Audit-ManagementLösung bestehende Kollaborationsbarrieren ab und ermöglicht nun die effektive Zusammenarbeit des Auditteams.