Ausgangssituation

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm nutzt das eigenentwickelte Software SHARK für unterschiedlichste Geschäftsstellenaufgaben an nicht-richterlichen Arbeitsplätzen. Richterliche Verfügungen mussten von Hand vorgeschrieben und anschließend durch eine Servicekraft in die Vorlagen am Rechner übertragen werden. Auch Folgedokumente, wie zum Beispiel anschreiben, mussten umständlich und über mehrere Medienbrüche angelegt werden.

Lösung

SHARK wird über eine Schnittstelle an Microsoft SharePoint 2010 und Microsoft Office angebunden. Formularvorlagen können damit in Microsoft Office geöffnet, bearbeitet und zentral abgespeichert werden. In SHARK hinterlegte Informationen wie Aktenzeichen oder Verfahrensbeteiligte werden dabei automatisch in die Formulare übernommen, Folgedokumente auf Knopfdruck erstellt.

Wert für den Kunden

Mit der neuen Lösung wurde eine integrierte Arbeitsweise geschaffen, die Verfahrenslaufzeiten und Prozesskosten senkt. Durch die klare, prozessorientierte Struktur wurden Medienbrüche vermieden und die möglichen Fehlerquellen vermindert. Die agile Lösung stellt sicher, dass die Richtlinien zur Verfügungstellung eingehalten werden. Sie ist ein Meilenstein auf dem Weg zu einem vollständig integrierten Richterarbeitsplatz.

“Das ist eine echte Innovation, spart und bares Geld und optimiert den ganzen Prozess weitreichend.”

Rita Selig, Regierungsoberamtsrätin, Landesarbeitsgericht Hamm

Seit 1997 ist in der Arbeitsgerichtsbarkeit die eigenentwickelte Software SHARK an allen Arbeitsplätzen des nichtrichterlichen Dienstes eingeführt. Die Software dient zur Datenpflege und beinhaltet zum Beispiel Informationen zu den einzelnen Verfahren, zu Richtern und Gerichten. Eine direkte Verknüpfung mit einem Schreibprogramm, wie zum Beispiel Microsoft Word, war zu dem damaligen Zeitpunkt nicht vorgesehen. Schreibarbeiten, wie zum Beispiel Verfügungen oder daraus entstehende Folgedokumente, mussten daher handschriftlich von den Richtern vorbereitet und anschließend durch die Servicekräfte digitalisiert werden.

Die Zusammenarbeit zwischen Richter und Servicekraft war dadurch von mehreren Medienbrüchen gekennzeichnet. Hieraus resultierten ein hoher zeitlicher Aufwand und unübersichtliche Prozessketten mit hohem Fehlerpotential.

Damit Richter und Servicekräfte in Zukunft ohne Medienbrüche zusammenarbeiten können, verknüpfte novaCapta SHARK mit Microsoft SharePoint und Microsoft Office. Ziel der Lösung war es, für Richter und Servicekräfte einen intuitiven und einfach zu bedienenden Service zu schaffen.

Durch Microsoft SharePoint wird SHARK um eine leistungsstarke Dokumentenbibliothek erweitert. SharePoint dient dabei nicht nur als zentrale Dokumentenablage, sondern ermöglicht zugleich das direkte Öffnen und Bearbeiten der hinterlegten Dokumente in Microsoft Word. Richter und Servicekräfte können damit auf Knopfdruck Dokumente erstellen oder auch bereits vorhandene Dokumente weiterbearbeiten. Folgedokumente, wie zum Beispiel Anschreiben an Verfahrensbeteiligte, können ebenfalls automatisiert ausgegeben werden.

Alle Dokumente werden automatisch mit den zugehörigen Daten aus der SHARK Datenbank, wie zum Beispiel dem Aktenzeichen oder den Verfahrensbeteiligten, versehen. Die Lösung erfüllt hiermit alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Akte.

Die Verknüpfung von SHARK und Microsoft SharePoint ermöglicht den Richtern und Servicekräften am LAG Hamm eine integrierte Arbeitsweise, verkürzt die Verfahrenslaufzeiten und senkt die Prozesskosten. Sie steigert die Agilität und schafft die Grundlage für eine prozessorientierte Arbeitsweise. Hiermit wird auch sichergestellt, dass die Verfügungserstellung stets entsprechend der vorgegebenen Richtlinien erfolgt.

Doppelte und zusätzliche Arbeitsschritte gehören mit der Integration des richterlichen Arbeitsplatzes durch Microsoft SharePoint der Vergangenheit an. Mit Umsetzung der von novaCapta betreuten Lösung geht das LAG Hamm einen weiteren Schritt in Richtung des vollständig integrierten Richterarbeitsplatzes.

„Durch das Office Business Gateway werden nicht nur die Vorteile von SharePoint bei der Zusammenarbeit zwischen Richter und Servicekraft optimal unterstützt, sondern durch der Zugriff aus Office heraus auch die Produktivität des Einzelnen. Das Suchen nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Version ist Vergangenheit.“

Eric Chall, Geschäftsführer, novaCapta GmbH
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