Das ist RPA!

Es sind vor allem die repetitiven, die wiederkehrenden Aufgaben, die den Arbeitsalltag häufig eintönig erscheinen lassen. Ob im vertrieblichen Umfeld, im HR, im Accounting oder etlichen anderen Geschäftsbereichen. Zu häufig hat man den Eindruck, dass wertvolle Zeit wegen Aufgaben verloren geht deren Bearbeitungsprozesse zwar aufwändig, jedoch jedes Mal ähnlich oder gar identisch ist.

Die Automatisierung von Prozessen ist hier sinnvoll. Wer seine internen Prozesse optimieren und automatisieren möchte hatte bisher die Wahl. Entweder man arbeitet mit fertigen Automatisierungstools, die jedoch meist in der Anschaffung sehr teuer, in der Handhabung jedoch sehr komplex sind, oder es mussten eigene Automatisierungslösung entwickelt werden, was jedoch häufig auf Grund der Komplexität der Prozesse oder des fehlenden Knowhows nicht möglich ist.

Die Firma Automation Anywhere, mit Hauptsitz in San José, Kalifornien, hat die Notwendigkeit nach einer Automatisierungslösung, die sowohl erschwinglich als auch simpel aber trotzdem einen großen Mehrwert bringt, erkannt. Gemeinsam mit IBM hat sie die Robotic Process Automation (RPA) entwickelt. Diese soll vor allem Neulingen im Automatisierungsumfeld den Einstieg erleichtern.

Als Experten auf dem Gebiet der Prozessoptimierung ließen wir es uns nicht nehmen die vielversprechende Automatisierungslösung genauer unter die Lupe zu nehmen.  Wir haben uns mit den verantwortlichen Kollegen der IBM und Automation Anywhere zusammen gesetzt und RPA ausprobiert.

So ist RPA aufgebaut

Die Lösung besteht aus drei Produkten. Der Bot Creator erstellt kleine Programme, die gewisse Aufgaben automatisch erledigen können. Diese Aufgaben können einfach ausfallen, wie zum Beispiel das Öffnen von Programmen und automatisches Einloggen in Accounts. Jedoch können sie auch E-Mails automatisiert lesen, sortieren und beantworten oder neue Mitarbeiter im System anlegen. Jeder Arbeitsschritt des Bots muss genau definiert und auf die anderen Schritte abgestimmt werden. Um dies zu vereinfachen kann man aus einem Katalog nach dem Baukastenprinzip Befehle auswählen und individuell gestalten.

Die Bot Runner bilden die Exekutive und starten die Bots. Bot Runner können zwar parallel zueinander arbeiten, jedoch kann pro Bot Runner nur ein Bot verarbeitet werden. Sollen mehr Bots verarbeitet werden als Bot Runner zur Verfügung stehen, entsteht eine Warteschlange, die die Bots nacheinander abarbeitet. Der Queue Manager organisiert diese und ordnet die Bots nach Priorität einem freien Bot Runner zu.

Das dritte Element sind die Control Rooms. Ein Control Room ist vergleichbar mit einer Management-Plattform. Hier lassen sich die Aktivitäten der einzelnen Bots überwachen. Ein Dashboard stellt die Auslastung der Bot Runner und der einzelnen Bots anhand von Grafiken und Diagrammen dar.

Unser Fazit

IBM RPA ist ein effizientes Werkzeug, mit dem sich repetitive Prozesse, bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad, einfach und schnell automatisieren lassen. Wir sind davon überzeugt, dass viele Unternehmen, auch aus dem mittelständischen Bereich, von dieser Technologie profitieren können. Durch das Automatisieren von banalen Aufgaben haben Mitarbeiter die Möglichkeit sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und ihre Kompetenzen und Fähigkeiten besser einzusetzen. Auch wir werden IBM RPA zukünftig bei unseren Automatisierungsprojekten einsetzen.

Sie möchten gerne mehr über RPA erfahren oder würden gerne mit Ihrem Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Automatisierung gehen?
Wir beraten Sie gerne.