Was ist RPA?

Robotic Process Automation, zu Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), verbindet die drei Schlüsseltechniken Screen Scraping, Workflow-Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) um wiederholbare Aufgaben mit großen Datenmengen zu bewältigen, für die bisher Menschen erforderlich waren. Diese Aufgaben können Abfragen, Berechnungen und die Pflege von Aufzeichnungen und Transaktionen umfassen.

Die RPA-Technologie, manchmal auch als Softwareroboter oder -bot bezeichnet, imitiert einen menschlichen Arbeiter, der sich in Anwendungen einloggt, Daten eingibt, Aufgaben berechnet und erledigt und sich abmeldet.

RPA-Software ist nicht Teil der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Stattdessen befindet sie sich eine Ebene darüber und ermöglicht es einem Unternehmen, die Technologie schnell und effizient zu implementieren, ohne die bestehende Infrastruktur und Systeme zu verändern.

Anwendungsfälle

Wer seine internen Prozesse optimieren und automatisieren möchte hatte bisher die Wahl. Entweder man arbeitet mit fertigen Automatisierungstools, die jedoch meist in der Anschaffung sehr teuer, in der Handhabung jedoch sehr komplex sind, oder es mussten eigene Automatisierungslösung entwickelt werden, was jedoch häufig auf Grund der Komplexität der Prozesse oder des fehlenden Knowhows nicht möglich ist.

  • Kundendienst: RPA kann Unternehmen helfen, einen besseren Kundenservice zur Verfügung zu stellen, indem es die Aufgaben des Contact Centers automatisiert, einschließlich der Überprüfung von E-Signaturen, des Hochladens gescannter Dokumente und der Überprüfung von Informationen für automatische Genehmigungen oder Ablehnungen.
  • Buchhaltung: Organisationen können RPA für das allgemeine Rechnungswesen, operatives Rechnungswesen, Transaktionsberichtswesen und Budgetierung verwenden.
  • Finanzdienstleistungen: Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche können RPA für Devisenzahlungen einsetzen, Kontoeröffnungen und -schließungen automatisieren, Prüfungsanträge verwalten und Versicherungsfälle bearbeiten.
  • Gesundheitswesen: Medizinische Organisationen können RPA für die Bearbeitung von Patientenakten, Reklamationen, Patientenunterstützung, Kontoführung, Abrechnung, Reporting und Analysen nutzen.
  • Personalwesen: RPA kann HR-Aufgaben automatisieren, einschließlich Onboarding und Offboarding, Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen und Zeiterfassung.
  • Supply Chain Management (SCM): RPA kann für die Beschaffung, die Automatisierung der Auftragsabwicklung und des Zahlungsverkehrs, die Überwachung der Lagerbestände und die Sendungsverfolgung eingesetzt werden.
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RPA von IBM und Automation Anywhere

Die Firma Automation Anywhere, mit Hauptsitz in San José, Kalifornien, hat die Notwendigkeit nach einer Automatisierungslösung, die sowohl erschwinglich als auch simpel aber trotzdem einen großen Mehrwert bringt, erkannt. Gemeinsam mit IBM hat sie die Robotic Process Automation (RPA) entwickelt. Diese soll vor allem Neulingen im Automatisierungsumfeld den Einstieg erleichtern.

Als Experten auf dem Gebiet der Prozessoptimierung ließen wir es uns nicht nehmen die vielversprechende Automatisierungslösung genauer unter die Lupe zu nehmen.  Wir haben uns mit den verantwortlichen Kollegen der IBM und Automation Anywhere zusammen gesetzt und RPA ausprobiert.

So ist RPA aufgebaut

Die Lösung besteht aus drei Produkten. Der Bot Creator erstellt kleine Programme, die gewisse Aufgaben automatisch erledigen können. Diese Aufgaben können einfach ausfallen, wie zum Beispiel das Öffnen von Programmen und automatisches Einloggen in Accounts. Jedoch können sie auch E-Mails automatisiert lesen, sortieren und beantworten oder neue Mitarbeiter im System anlegen. Jeder Arbeitsschritt des Bots muss genau definiert und auf die anderen Schritte abgestimmt werden. Um dies zu vereinfachen kann man aus einem Katalog nach dem Baukastenprinzip Befehle auswählen und individuell gestalten.

Die Bot Runner bilden die Exekutive und starten die Bots. Bot Runner können zwar parallel zueinander arbeiten, jedoch kann pro Bot Runner nur ein Bot verarbeitet werden. Sollen mehr Bots verarbeitet werden als Bot Runner zur Verfügung stehen, entsteht eine Warteschlange, die die Bots nacheinander abarbeitet. Der Queue Manager organisiert diese und ordnet die Bots nach Priorität einem freien Bot Runner zu.

Das dritte Element sind die Control Rooms. Ein Control Room ist vergleichbar mit einer Management-Plattform. Hier lassen sich die Aktivitäten der einzelnen Bots überwachen. Ein Dashboard stellt die Auslastung der Bot Runner und der einzelnen Bots anhand von Grafiken und Diagrammen dar.

Unser Fazit

IBM RPA ist ein effizientes Werkzeug, mit dem sich repetitive Prozesse, bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad, einfach und schnell automatisieren lassen. Wir sind davon überzeugt, dass viele Unternehmen, auch aus dem mittelständischen Bereich, von dieser Technologie profitieren können. Durch das Automatisieren von banalen Aufgaben haben Mitarbeiter die Möglichkeit sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und ihre Kompetenzen und Fähigkeiten besser einzusetzen. Auch wir werden IBM RPA zukünftig bei unseren Automatisierungsprojekten einsetzen.

Sie möchten gerne mehr über RPA erfahren oder würden gerne mit Ihrem Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Automatisierung gehen?
Wir beraten Sie gerne.