Ein Intranet, das alle anspricht – vom Call Center-Mitarbeiter über Einkauf, Vertrieb und Marketing bis hin zum Management: Bei Berge & Meer ist diese Vision seit Mai 2015 Realität. Deutschlands größter Reise-Direktanbieter nutzt die Social Collaboration Software IBM Connections in Kombination mit XCC, der Web Content & Custom Apps Extension.

Ein Intranet, das alle Mitarbeiter gerne und oft nutzen – das Projektteams ebenso anspricht wie Call Center Agents, den Einkauf oder auch das Management: „Für IBM Connections hatten wir uns schon vor einigen Jahren entschieden“, sagt Alexander Ramseger, Manager Application Integration and Collaboration bei der Berge & Meer Touristik GmbH. „Allerdings haben uns die verschiedenen Pilotprojekte, die wir seitdem durchgeführt haben, nie vollständig überzeugt.“

Obwohl die internen Projektteams IBM Connections mit seinen Social Collaboration Funktionen begeistert in ihre tägliche Arbeit integrierten, schien die Plattform als Intranet-Ersatz untauglich. „Unsere Mitarbeiter wollen sich im Intranet schnell und unkompliziert informieren. Eine strukturierte Navigation und übersichtliche Landingpages sind daher ein absolutes Muss. Gerade, wenn es darum geht, die Hemmschwelle für ein Social Intranet zu senken. Im klassischen IBM Connections konnten wir die für uns notwendige Struktur allerdings nicht zufriedenstellend abbilden“, so Alexander Ramseger.

Alexander Ramseger„Wir wollten ein Intranet für alle Mitarbeiter. Ein Intranet, das die Zusammenarbeit vereinfacht und auch ganz klassisch und strukturiert Informationen liefert. Mit der Verbindung von IBM Connections und XCC ist das hervorragend gelungen.”

 

– Alexander Ramseger, Manager Application Integration and Collaboration, Berge & Meer Touristik GmbH

Ein “Intranet für alle” entsteht mit IBM Connections und XCC

Wie sich im Lauf des Projekts herausstellte, war die Lösung für ein „Intranet für alle“ eigentlich längst vorhanden. Zusammen mit den IBM Connections Lizenzen hatte Berge & Meer auch Lizenzen für XCC, die Web Content & Custom Apps Extension, erworben. Mit dem Tool können Inhalte in IBM Connections gezielt ausgewählt und dargestellt werden – wie in einem klassischen Intranet auch. Die so mögliche transparente und strukturierte Informationsanordnung überzeugte schließlich die Geschäftsleitung. „XCC hat bei uns den Ausschlag gegeben und IBM Connections zum Durchbruch verholfen“, so Alexander Ramseger.

Im Mai 2015 rollte Berge & Meer IBM Connections schließlich unternehmensweit aus. Für die vielseitig informative Startseite griff das Projektteam auf XCC zurück. Von aktuellen Firmennachrichten bis zum Speiseplan finden sich dort nun alle Themen und Informationen, die den Mitarbeitern im Unternehmen wichtig sind. „Unser Intranet spricht so wirklich alle an. Informationen und Funktionen finden sich nun gesammelt auf einer einzigen Plattform“, sagt Alexander Ramseger. Felix Binsack, Intranet Strategy Consultant bei TIMETOACT, ergänzt „IBM Connections und XCC verbinden Collaboration und Kommunikation. Das Intranet wird so zum Single Point of Truth. Es sind keine zusätzlichen Plattformen mehr nötig, womit pflegeintensive Redundanzen vermieden werden.“

BuM-Startseite (1)
BuM-Intranet (1)

Aktive Nutzung des Social Intranets durch die Mitarbeiter

Aber auch nach dem Launch ist die Projektgruppe weiter aktiv, sammelt Feedback der Mitarbeiter ein und optimiert das Intranet. Die Entscheidung für XCC bestätigt sich dabei immer wieder: Anpassungen erfordern nur wenige Klicks und können vom Projektteam in Eigenregie umgesetzt werden. Alle „Widgets“ lassen sich beliebig austauschen oder umsortieren, so dass Berge & Meer auch auf neue oder geänderte Anforderungen flexibel reagieren kann.

Zusätzlich zu der gemeinsamen Startseite etablieren sich bei Berge & Meer zusehends auch eigene Team-Seiten für die Abteilungen. „Die Abteilungen kamen von sich aus auf mich zu und haben gefragt, ob sie eine eigene Übersicht für ihre Bereiche haben könnten. Wir haben die Verantwortlichen in den Abteilungen jeweils kurz geschult und nach nur 90 Minuten konnten alle selbstständig mit XCC arbeiten und ihre Abteilungsseite pflegen. Auch die Mitarbeiter, die sonst weniger IT-affin sind!“, so Alexander Ramseger.

Ein weiterer großer Vorteil des neuen Intranets: Berge & Meer konnte den internen E-Mail-Verkehr durch den Einsatz von IBM Connections und XCC deutlich reduzieren.

Berge und Meer Logo

Über Berge & Meer

Seit über 35 Jahren steht Berge & Meer für attraktive Urlaubspakete mit vielen Inklusivleistungen. Mehr als1000 Reisen in über 80 Länder sind heute über Deutschlands führenden Direktanbieter buchbar. Allen voran Rund- und Erlebnisreisen, aber auch Kreuzfahrten. Mit Erfahrung und Kompetenz machen die Mitarbeiter des Veranstalters aus dem Westerwald Reisen einfach und sind dabei stets auf der Suche nach neuen spannenden Urlaubsideen.

Firmensitz Berge & Meer

Die Ausgangssituation

Nachdem Berge & Meer bereits 2013 Lizenzen für IBM Connections erworben hatte, folgten Pilotprojekte mit der Social Collaboration Plattform. Und obwohl einige Projektteams IBM Connections daraufhin aktiv zur Zusammenarbeit nutzten, übten die Collaboration-Funktionen nicht auf alle Mitarbeiter den notwendigen Reiz aus. Was fehlte, war die klare Informationsstruktur der klassischen internen Unternehmenskommunikation. Die Social Collaboration Plattform blieb daher nur einem kleinen Personenkreis vorbehalten.

Die Lösung

Berge & Meer wollte ein „Intranet für alle“, das die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter unter einen Hut bringt. XCC, die Web Content & Custom Apps Extension für IBM Connections, schuf die nötige Brücke zwischen Social Collaboration und klassischer, interner Kommunikation. Mit XCC können Inhalte aus IBM Connections gezielt und personalisiert zu übersichtlichen Landingpages zusammengefasst werden.

Der Wert für den Kunden

Mit IBM Connections und XCC spricht das neue Intranet von Berge & Meer alle Mitarbeiter gleichermaßen an. Während die Projektteams von den Social Collaboration Funktionen profitieren, dient das Intranet anderen Mitarbeitern als umfassende Informationsquelle. Mit XCC sind alle aktuellen Themen und Informationen übersichtlich zusammengefasst – von Unternehmensnachrichten bis Speiseplan. Die verschiedenen Abteilungen profitieren dabei von eigenen Landingpages, deren Inhalte sie selbst festlegen und pflegen können.

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