Mit ihrem neuen Social Intranet „OSPA-Connect“ bringt die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) ihre Mitarbeiter im OSPA Zentrum und den Filialen näher zusammen. „OSPA- Connect“ basiert auf der marktführenden Social Collaboration-Plattform IBM Connections. Die darin enthaltenen Elemente wie Communities, Wikis oder Blogs vereinfachen die standortübergreifende Zusammenarbeit. Für die Mitarbeiter, die im Intranet vor allem nach Informationen suchen, stellt XCC – Web Content & Custom Apps Extension für IBM Connections die notwendige Struktur bereit.

Die bestmögliche Beratung und Betreuung der rund 300.000 Kunden ist fest in der Historie der regionalen OSPA verankert. Um die rund 700 Mitarbeiter im OSPA Zentrum und den mehr als 40 Filialen noch besser miteinander zu vernetzen, entschied sich die Sparkasse 2013 für die Einführung der Social Collaboration Plattform IBM Connections in Verbindung mit XCC – Web Content & Custom Apps Extension. Ziel des Projekts ist es, die Informationsrecherche für alle zu vereinfachen und zugleich das E-Mail-Aufkommen zu verringern.

Die Mitarbeiter an ein Social Intranet heranführen

Während der rund zweijährigen Einführungsphase betrieb die OSPA ihr altes und ihr neues Intranet parallel. Gemeinsam mit den Abteilungen übertrug die Social Intranet-Arbeitsgruppe um Sven Bradtke, Leiter der IT-Organisation, währenddessen die Inhalte aus dem alten Intranet in IBM Connections. Die IBM Connections-Erweiterung XCC war dabei von Anfang an Bestandteil des Social Intranets „OSPA-Connect“. XCC ermöglicht es den Redakteuren der OSPA, ausgewählte Inhalte aus IBM Connections in übersichtlichen Landingpages zusammenzufassen. So entstand in „OSPA-Connect“ eine strukturierte Startseite, die alle Funktionen der Social Collaboration-Plattform IBM Connections voll unterstützt.

Sven Bradtke, OstseeSparkasse Rostock

“IBM Connections stiftet auch dann bereits Nutzen, wenn Anfangs nur einige Arbeitsgruppen aktiv damit arbeiten. Für nicht so affine Mitarbeiter werden die Informationen mit Hilfe von XCC sichtbar gemacht. Somit werden alle Mitarbeiter mit Informationen versorgt und können sich langsam mit IBM Connections vertraut machen. XCC beschleunigt damit extrem den Einführungsprozess.”

– Sven Bradtke, Leiter IT, OstseeSparkasse Rostock (OSPA)

“XCC macht den Bruch zum Social Intranet für die Mitarbeiter angenehmer”

Entgegen dem früheren One-Way-Intranet, bei dem die Informationen durch die Interne Kommunikation gepflegt werden, stehen den Mitarbeitern der OSPA nun umfangreiche Collaboration-Funktionen zur Verfügung. Während die „Wissensarbeiter“ der OSPA diese neuen Möglichkeiten zur internen Kommunikation schnell für sich entdeckten und rege nutzten, hielt ein Großteil der Mitarbeiter weiter am alten Intranet mit den gewohnten Strukturen fest. „Die Social Collaboration-Plattform stiftet bereits dann schon Nutzen, wenn einige Arbeitsgruppen es aktiv verwenden. Über XCC können wir alle anderen Mitarbeiter erreichen, die sich im Intranet erstmal nur wie gewohnt Informationen holen wollen. XCC schafft dabei genau die Schnittstelle, die den Übergang zum Social Intranet für sie angenehmer macht“, beschreibt Sven Bradtke die Umstellung zum Social Intranet. „Es vereinfacht den Einführungsprozess maßgeblich.“

„XCC lässt sich schnell und einfach einsetzen. Es ist für alle Firmen interessant, denen IBM Portal zu umfangreich ist, die aber dennoch nicht auf eine strukturierte Oberfläche in IBM Connections verzichten wollen.“

Sven Bradtke, Leiter IT, OstseeSparkasse Rostock (OSPA)

Social Intranet vereinfacht die standortübergreifende Zusammenarbeit

„OSPA-Connect“ steht allen 700 Mitarbeitern der OSPA zur Verfügung. Die vielen Möglichkeiten sich aktiv zu beteiligen sollen insbesondere auch die Mitarbeiter in den Filialen dazu ermuntern, das Intranet häufiger zu besuchen. Wikis, Blogs, Communities oder schlichtweg auch die Möglichkeit, zu kommentieren, vermindert außerdem die räumliche Distanz zwischen den Standorten. XCC – Web Content & Custom Apps sorgen darüber hinaus für die notwendige Struktur. „Mit XCC bekommen unsere Mitarbeiter das, was sie im Social Intranet suchen, optisch ansprechend dargestellt“, erklärt Sven Bradtke.

Einfacher Einstieg in ein Social Intranet durch die XCC

Wer sich mit einem Social Intranet noch schwer anfreunden kann, findet mit der XCC einen einfachen Einstieg in die Collaboration Plattform. „Mit XCC wird IBM Connections auch für Kollegen, die technisch nicht so versiert sind, wesentlich einfacher“, beobachtet Henning Müller, Mitarbeiter in der Arbeitsgruppe IBM Connections, bei der OSPA. „XCC ermuntert auch diejenigen Mitarbeiter, zu ‚liken‘ oder zu ‚kommentieren‘, die im Social Intranet sonst wenig oder gar nicht aktiv sind.“

„XCC hat den Change Prozess vom herkömmlichen Intranet zu einer Social Intranet-Plattform erheblich erleichtert“, fasst Sven Bradtke zusammen.

OstseeSparkasse Rostock

Über die OstseeSparkasse Rostock (OSPA)

Die OSPA hält als regionale Sparkasse für alle Menschen in ihrem Geschäftsgebiet und für jeden Anspruch umfassende Angebote aus dem Finanzdienstleistungsbereich bereit. Außerdem konzentriert sie sich auf die Entwickung der heimischen Wirtschaft und stellt Kredite für Firmen- und Geschäftskunden zur Verfügung. Nicht zuletzt zeigt sich die Verbundenheit der OSPA mit der Region auch in ihrem gesellschaftlichen Engagement.

OSPA Zentrum Ⓒ OstseeSparkasse Rostock

Ausgangssituation

Die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) informierte die Mitarbeiter im OSPA Zentrum und den angeschlossenen Filialen über ein traditionelles Intranet. Das Intranet ermöglichte ausschließlich eine One-Way-Kommunikation, was den Anforderungen der OSPA immer weniger entsprach. Um die Informationsrecherche zu vereinfachen und zugleich das E-Mail-Aufkommen zu verringern, entschied sich die OSPA daher, dieses durch ein Social Intranet abzulösen.

Lösung

Mit IBM Connections entschied sich die OSPA für eine Social Collaboration-Plattform mit umfangreichen Funktionen. Die marktführende Plattform im Bereich Social Software vereinfacht die standortübergreifende Zusammenarbeit zum Beispiel mit Wikis, Blogs, Communities oder auch schlichtweg durch die Möglichkeiten zum Kommentieren und Liken. Ergänzt um XCC – Web Content & Custom Apps lassen sich individuelle Landingpages erstellen, auf denen gezielt ausgewählte Informationen strukturiert angezeigt werden.

Wert für den Kunden

IBM Connections vereinfacht als Social Collaboration-Plattform die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter – aus den Filialen und dem OSPA Zentrum. Während die „Wissensarbeiter“ sofort von den Collaboration-Funktionen profitieren, erleichtert XCC den Change-Prozess für die restlichen Mitarbeiter. Die strukturierte Informationsanordnung in XCC erinnert an ein traditionelles Intranet, beinhaltet aber alle Collaboration-Funktionen aus IBM Connections. Dass nur eine einzelne, integrierte Intranetplattform für Collaboration und Kommunikation verwendet wird, schafft zusätzlich Akzeptanz unter den Mitarbeitern.

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