Köln/Münster  Aussagekräftigere Finanzplanung im dynamischen Marktumfeld. Mit der Business Intelligence Lösung der TIMETOACT plant die August Storm GmbH & Co. KG standortübergreifend mit Realdaten. Kurze Freigabeprozesse, automatische Versionierung und aussagekräftige Zahlen erleichtern fundierte Entscheidungen.

Frühzeitig auf Planabweichungen reagieren

Wie entwickelt sich der Deckungsbeitrag in den einzelnen Geschäftsbereichen im Vergleich zum Plan? Haben wir die notwendige Datenbasis, um in unserem dynamischen Markt ad-hoc auf Lageänderungen reagieren zu können? Wie hoch ist der Anteil von Großprojekten am Unternehmenserfolg? Ist das Risiko von Großprojekten bewertbar?

Die Geschäftsführung der August Storm war auf der Suche nach aussagekräftigen Antworten auf diese und ähnliche Fragen, um bei Planabweichungen rechtzeitig reagieren zu können.

“Unser dynamisches Marktumfeld lässt sich mit der TIMETOACT BI-Lösung sehr gut abbilden. Strategische und operative Planung profitieren gleichermaßen von unserem neuen System.”

– August Storm GmbH & Co. KG

Standortübergreifende Finanzplanung

In der Vergangenheit nutzte das Controlling über 100 Excel-Tabellen zur standortübergreifenden Finanzplanung. Da unterschiedliche Mitarbeiter zeitgleich an den Tabellen arbeiteten, gestaltete sich eine einheitliche Versionierung schwierig. Die Planung war fehleranfällig und unflexibel, die Gefahr eines inkonsistenten Datenbestands groß. Das hatte einen relativ starren Plan zur Folge, der schnell veraltete und aussagekräftige Vorhersagen nur mit hohem Aufwand ermöglichte. Auch das monatliche Berichtswesen an die Geschäftsführung und den Beirat basierte auf Excel-Tabellen. Ist- und Plandaten wurden von Hand in diese Lösung kopiert und anschließend entsprechend der Reportinganforderungen manuell aufbereitet.

Insgesamt bedeutete die Pflege der Finanzplanung und des Berichtswesens einen Aufwand von monatlich rund zwei Wochen. Zeit, um diese Informationen auszuwerten, zu interpretieren und Entscheidungsvorlagen vorzubereiten, blieb so kaum.

Schneller Projekterfolg bei Einführung der BI-Lösung

Storm Business Intelligence GuVUm einen schnellen Projekterfolg zu erzielen, wurden die Handlungsfelder in einzelne Themengebiete zerlegt, priorisiert und nach und nach realisiert. Diesem Handlungsplan entsprechend, wurde zunächst die Automatisierung festgelegter monatlicher Teilplanung vorgenommen. Dazu gehörten die GuV- und Kostenplanung und deren Berichtswesen sowie die Planung der Mitarbeiterauslastung.

Im gleichen Schritt wurde die Abbildung der Offene-Posten-Liste zur Liquiditätssteuerung umgesetzt. Alle hierzu notwendigen Ist-Daten werden über Schnittstellen automatisch aus den Vorsystemen geladen. In den folgenden Ausbaustufen entstanden weitere Teilplanungen mit den jeweils zugehörigen Berichtswesen und Schnittstellen:

  • Aufbau einer mehrstufigen Deckungsbeitragsplanung
  • Kennzahlenbasierte Projekt- und Geschäftssteuerung
  • Aufbau der Bilanz- und Cashflowplanung
  • Implementierung der Benutzerverrechtung

Alle Teilplanungen bilden gemeinsam eine vollständig integrierte Unternehmensplanung. So ist es zum Beispiel möglich, eine Veränderung in der Kostenstruktur sofort erfolgswirksam darzustellen und die Auswirkungen auf die Liquidität festzustellen.

Storm Business Intelligence Offene Posten Liste

Vollständig integrierte Unternehmensplanung bei der August Storm

  • Vertrieb & Controlling planen gemeinsam
    Mit der TIMETOACT BI-Lösung sind Versionierungs- und Redundanzprobleme passé. Alle Anwender greifen auf dieselben, hoch aktuellen Daten zu. Änderungen und Ergänzungen werden sofort wirksam. Mit der Kommentarfunktion wird die kollaborative Arbeit weiter vereinfacht, da hierdurch Hintergründe plausibel erklärt und Zahlen damit nachhaltiger dargestellt werden können. Zudem wird zur Kontrolle des abgestimmten Jahresbudgets ein rollierender Monatsforecast durchgeführt. So kann auf Basis der aufgelaufenen Ist-Daten jederzeit auf Fehlentwicklungen reagiert werden und gegengesteuert werden.>
  • StormMehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
    Die TIMETOACT BI-Lösung ermöglicht dem erfolgreichen Familienunternehmen August Storm eine aussagekräftige Produkt- und Programmplanung. Seit Februar 2014 treffen die Produktverantwortlichen ihre Entscheidungen auf Basis einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung, die in dem BI-System automatisiert beladen wird. Neben dem Deckungsbeitrag für jedes einzelne Produkt werden hieraus auch die Umlagen für die interne Leistungsverrechnung generiert.
  • Konsistente Daten von hoher Qualität
    Waren die zur Planung verwendeten Excel-Daten bisher schnell veraltet, plant die August Storm heute mit konsistenten Daten von hoher Qualität. Jede Nacht werden Ist-Daten aus den Vorsystemen geladen und mit den Plan- und Forecast-Zahlen verglichen. Abweichungsanalysen sind hierdurch jederzeit möglich. Dem Berichtswesen der Geschäftsführung werden somit täglich aussagekräftige Zahlen zur Verfügung gestellt, die als Basis für fundierte Entscheidungen dienen.
  • Kennzahlen / Großprojekte
    Die August Storm setzt auch langfristige Großprojekte um. Mit dem TIMETOACT Business Intelligence System haben die Verantwortlichen die Möglichkeit, Berichte und Kennzahlen für individuelle Projekte selbst zu hinterlegen. Die Rentabilität einzelner Projekte kann hierdurch jederzeit per Mausklick überprüft werden.
  • Dezentraler Zugriff auf steuerungsrelevante Informationen
    Nutzer rufen das Berichtswesen über ihren Web-Browser auf, eine aufwendige Softwareinstallation entfällt. Hierdurch können Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte gleichermaßen auf das übergreifende Berichtswesen zugreifen und entsprechend ihrer Berechtigungen damit arbeiten. Die Servicecenter hinterlegen ihre jeweiligen Plan- und Forecast-Daten komfortabel über die Webeingabemaske in der Datenbank. Neue Standorte und Mitarbeiter lassen sich unkompliziert anbinden.
  • Rechtemanagement
    Controller, Profitcenterleiter und Geschäftsführung haben jeweils auf ihre Anforderungen und Berechtigungen zugeschnittene Zugriffsrechte. Diese können sogar bis auf Zellebene gesteuert werden. Sowohl die möglichen Ansichten als auch Lese-/Schreibzugriff werden hiermit klar geregelt.
  • Gewohnte Umgebung trotz neuem System
    Die TIMETOACT BI-Lösung stellt den Nutzern eine an Excel angelehnte Oberfläche zur Verfügung. Aufgrund dieser gewohnten Arbeitsumgebung war der Einarbeitungsaufwand in die BI-Lösung für die Anwender sehr gering. So erstellt das Controlling seine notwendigen Berichte selber.

Die bisherige Planung mit Microsoft Excel wurde dem dynamischen Marktgeschehen nicht gerecht und verursachte hohe Kosten. Durch die neue BI-Lösung der TIMETOACT kann die August Storm notwendige Entscheidungen einfacher, schneller und effizienter treffen als zuvor. Neben dem allgemeinen Betriebsergebnis behalten die Controller und Profitcenterleiter auch individuelle Großprojekte im Auge, so dass Kostenschwankungen und die damit verbundenen Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen vorgenommen werden können. Die August Storm hat Umsatz, Kosten und Gewinn mit der TIMETOACT Business Intelligence immer im Blick.

Quelle: August Storm GmbH & Co. KG www.a-storm.de Stand November 2014
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Das Familienunternehmen August Storm GmbH & Co. KG (August Storm) beschäftigt deutschlandweit rund 300 Angestellte. Mit seinen fünf Geschäftsbereichen ist die August Storm der europaweit größte OEM-unabhängige Servicedienstleister für Verbrennungsmotoren aller gängigen Fabrikate im Leistungsbereich von 100 bis 7.000 kW.

  • Branche: Servicedienstleister für Verbrennungsmotoren
  • Mitarbeiter: 350
  • Reichweite: weltweit
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