SuSAn – Spenden und Sponsoring Antragsverwaltung

Als zuverlässige Unterstützung bietet SuSAn Ihnen die Lösung für alle Organisationsprozesse. Diese Lösung schafft Ordnung in dem Wirrwarr aus Excel-Tabellen für die Antragsverwaltung und die Statistik. Ebenso strukturiert SuSAn selbstständig das Durcheinander aus manuell generierten Worddokumenten für Entscheidungsgremien, Bewilligungs- oder Ablehnungsbescheiden sowie die Verwendungsnachweisprüfung.

SuSAn verwaltet mühelos die Kontingente für Förderprogramme, Filialdirektionen oder Stiftungen. Dank der Anbindung an Lotus Notes fällt es leicht, alles umfassend zu systematisieren. So werden bewusst Medienbrüche vermieden, die Terminüberwachung neu organisiert und das Reporting unter Einsatz der Kommunikationssoftware Lotus Notes und der MS Office-Software optimiert.

SuSAn ermöglicht schnelles und effizientes Arbeiten. So werden Personalressourcen freigesetzt und können anderweitig effektiv genutzt werden. Organisationen erhalten einen transparenten Überblick über die Vergabe der Fördermittel.

Bearbeitung von Spenden- und Sponsoringanträgen im Bankenbereich

SuSAn ÜberblickDie Antragsbearbeitung, Verwaltung und der Mittelverwendungsnachweis von Spenden, Sponsoring oder Stipendien erfordert auf Seite der sich engagierenden Institutionen und Banken einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Die differenzierten Anforderungen an das jeweilige Antragsprocedere und die Sicherstellung einer schnellen, lückenlosen Reportmöglichkeit der einzelnen laufenden Anträge und zur Verfügung stehenden Mittel erzeugen hohe Personal- und Sachkosten.

Den Gesamtprozess der Bearbeitung zu automatisieren und die Vielfältigkeit der notwendigen Reportings zu gewährleisten ist Grundlage für die Lösungsentwicklung von SuSAn.

Die Lösung und Ihre Einsatzmöglichkeiten

Die auf Lotus Notes basierende Lösung SuSAn bietet die Möglichkeit, Anträge auf Spenden, Stipendien, Sponsoring und Zuwendungen aus Stiftungen inklusive diverser Antragsdaten zu erfassen, auf Plausibilität zu prüfen und zu verarbeiten. Dabei wird der gesamte Schriftverkehr teilautomatisiert abgewickelt (MS-Word Integration) und es wird ein leistungsstarkes integriertes Reportingtool (MS-Excel-Integration) genutzt.

Folgende Erfassungmasken stehen u.a. für folgendes zur Verfügung:

  • Antragsteller
  • Ansprechpartner
  • Bankverbindungen
  • Freistellungsbescheide
  • Spendenanträge
  • Sponsoringanträge
  • Begabten-Stipiendien-Anträge
  • PS-Zweckerträge
  • Budgets

SuSAn ermöglicht eine umfassende Budgetverwaltung und Antragsüberwachung, die die mit hoher Nachweispflicht verbundene Verwaltung von Förderanträgen erheblich erleichtert.

Durch den Einsatz dieser Lösung sinkt der Erfassungs- und Überwachungsaufwand zur Verwaltung von Spenden und Fördermitteln erheblich. Die hohe Komplexität der Antragsverwaltung wird durch die übersichtlichen Erfassungsmasken leichter handhabbar. Durch individuell konfigurierbare Reportings und eine umfassende Historisierung der Vorgänge erhöht sich die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Antragsverwaltung. Dies führt zur Konditionssicherheit und Reduktion von Abstimmungsaufwänden. Die Sicherung der Aufbewahrungspflicht ist unkompliziert realisierbar.

Die problemlose Einbindung in die bestehenden Lotus Notes Infrastruktur der Bank bzw. Institution minimiert die Kosten für die Implementierung der Lösung und gewährleistet einen geringen Einarbeitungsaufwand der Mitarbeiter in der Antragsverwaltung.

Neue Funktionen ab SuSAn 2.2

Um die Stammdatenverwaltung zu optimieren, wurde eine Funktion zum Mischen von Dubletten (z.B. gleicher Antragsteller, verschiedene Ansprechpartner pro Antragsart) integriert. Es besteht jetzt die Möglichkeit direkt aus SuSAn Serien-Emails mit einer vorkonfigurierten Vorlage zu versenden.

Technische Voraussetzungen

Lotus Notes ab 6, Microsoft Office

Vor Inbetriebnahme der Lösung wird ein gemeinsamer Einführungsworkshop empfohlen, welcher der Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen und Prozesse dient.