Wie Sie den richtigen Partner für die Migration auf die G Suite finden

Die G Suite selbst ist einfach und intuitiv nutzbar. Collaboration über die Cloud will aber gelernt sein. Damit der Umstieg auch gelingt, sollten Sie den passenden Partner wählen. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, welche 11 Punkte Sie bei der Auswahl des Partners für die Migration auf die G Suite beachten sollten. Weltweit nutzen immer mehr Unternehmen die G Suite. Derzeit verwenden weltweit etwa 5 Millionen Unternehmen das kostenpflichtige Paket, um smart und sicher über die Cloud zusammenzuarbeiten. Die G Suite bietet jedem Betrieb, gleich welcher Größe, zahlreiche Vorteile. Mit der Cloud-Lösung können Sie auch in Ihre Firma IT-Kosten senken und effizienter miteinander arbeiten.

11 Kriterien für eine gute Partnerschaft

Die G Suite selbst ist zwar äußerst einfach zu nutzen. Dennoch sollten Sie Ihren Betrieb und sich selbst auf das cloudbasierte Arbeiten vorbereiten. Google bietet zahlreiche Informationen dazu an.  Damit der Umstieg gelingt und um das neue, flexible Arbeiten in Ihrer Firma nachhaltig zu etablieren, sollten Sie sich Ihren Partner für die Migration auf die G Suite sehr sorgfältig aussuchen. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende 11 Punkte:

1 Permanente Veränderungen verlangen nach einem flexiblen Partner

Die Rahmenbedingungen, in denen Ihr Unternehmen agiert, ändern sich immer schneller. Gleichzeitig steigt auch die Komplexität von Projekten. Die Migration auf eine Software, mit denen Ihre Mitarbeiter, aber auch externe Partner, besser als bisher miteinander zusammenarbeiten können, ist eine äußerst herausfordernde Aufgabe. Und oft können Sie beim Start des Umstiegs noch gar nicht wissen, welche Möglichkeiten der G Suite Sie tatsächlich nutzen werden. Es ist daher wichtig, einen Partner zu wählen, der flexibel genug ist, auf Ihre sich verändernden Bedürfnisse auch tatsächlich einzugehen. 

2 Nur wer die  G Suite selbst nutzt, weiß wovon er spricht

Wählen Sie einen Dienstleister, der die G Suite schon länger auch im eigenen Unternehmen  einsetzt. Nur so können Sie sicher sein, dass Ihr Migrationspartner bestens über das Software Paket selbst und über deren Nutzung  Bescheid weiß. Sie gewinnen dadurch auch einen Partner, mit dem Sie sich auf Augenhöhe über die Möglichkeiten der G Suite austauschen können.

3 Ihr Partner ist Ihnen eine Erklärung schuldig

Die IT ist zwar komplex und bisweilen schwer zu verstehen. Ihr Partner für die Migration auf die G Suite sollte Sie aber immer darüber verständlich informieren, was er gerade tut. Die Software zu wechseln, mit denen Ihre Mitarbeiter und Partner jahrelang zusammengearbeitet haben, ist für Ihren Betrieb ein großer Schritt. Ihrem Migrationspartner sollte es selbst ein Anliegen sein, dass Sie jeden einzelnen dieser Schritte auch verstehen und nachvollziehen können.

4 Erfahrung und Lehren aus Fehlern zählen

Cloudbasiertes Arbeiten, so wie es die G Suite ermöglicht, wird für Ihr Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit völlig neu sein. Bei diesem Prozess sollte zumindest Ihr Migrationspartner genügend Erfahrung mitbringen. Hilfreich ist es, wenn Ihr Dienstleister bereits Kunden betreut hat, die in ähnlichen Branchen tätig sind. Bedingung ist dies allerdings nicht – denn Betriebe aus ganz unterschiedlichen Branchen können recht ähnliche Anforderungen an eine Cloudplattform haben. Wichtiger ist es, dass Ihr Partner schon so manchen Fehler gemacht,  und daraus seine Lehren gezogen hat. Auch aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihr Partner die G Suite selbst nutzt. Dann kann er auch risikoreiche Wege beschreiten, von denen sich einige eventuell als Sackgasse erweisen werden. Ohne seinen Kunden dabei Schaden zuzufügen.

5 Auf Grenzen hinweisen

Mit der G Suite kann Ihr Betrieb sicherlich sehr viel erreichen. Völlig grenzenlose Möglichkeit bietet aber auch diese fortschrittliche Form der Zusammenarbeit nicht. Ihr Partner für die Migration auf die G Suite sollte Ihnen also nicht das Blaue vom Himmel versprechen, sondern ehrlich sagen können, was Sie sich von der cloudbasierten Collaboration nicht erwarten können.  

6 Migration erfordert ständiges Kommunizieren

Wenn Sie für Ihre Büros neu möblieren wollen, dann geben Sie dem Tischler Ihres Vertrauens zu Beginn genaue Anweisungen. Es werden nur wenige Rückfragen notwendig sein, damit Ihre Büros am Ende so aussehen, wie Sie sich das vorgestellt haben. Softwareprojekte sind etwas komplexer. Dabei ist es wichtig, dass Auftraggeber und Dienstleister ständig miteinander kommunizieren. Gerade dann, wenn die Software auch noch die Art der Collaboration stark verändern kann, ist ein permanenter Dialog notwendig. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Partners für die Migration auf die G Suite, dass Ihrem Dienstleister dies auch bewusst ist. Und vor allem, dass er proaktiv mit Ihnen kommuniziert und Sie ihm nicht , bildhaft ausgedrückt, die Würmer aus der Nase ziehen müssen.

7 Rechtliches Know-how gehört dazu

Jeder Betrieb muss Daten managen. Die eigenen, die der Mitarbeiter sowie die von Kunden und Partnern. Sobald Sie diese Daten elektronisch verarbeiten, müssen Sie sehr strenge Regeln beachten. Collaboration-Anwendungen arbeiten in den meisten Fällen mit personenbezogene Daten. Schließlich fallen ein Name oder eine Adresse bereits in diese Kategorie. Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang damit sehr genau. Die Vorschriften gelten dabei sowohl für Ein-Personen-Unternehmen als auch für internationaler Konzerne. Ihr Partner für die Migration auf die G Suite sollte in diesen rechtlichen Fragen so versiert sein, dass er Sie auch kompetent beraten und vor Hürden und Gefahren warnen kann. 

8 Die Finger am Puls der Zeit

Der Innovationsdruck und die -geschwindigkeit in der Softwarebranche sind enorm. Einige Novitäten könnten Ihrem Betrieb von hohem Nutzen sein. Andere wiederum sind für Sie irrelevant. Die Mitarbeiter Ihres Migrationspartners sollte ihre Finger immer am Puls der Zeit haben. Gleichzeitig sollte Ihr Dienstleister den Nutzen von wichtigen Innovationen auf Ihre Firma herunter  brechen können. Er sollte abschätzen können, ob sich der Einsatz von etwas Neuem in Ihrem Betrieb lohnt. Gerade weil es so viele Innovationen im Business-Software-Bereich gibt, können Sie als Nutzer schnell die Orientierung verlieren. Auch wenn Sie mit einem neuen Tool möglicherweise schneller agieren können, so bedeutet es einen Aufwand, Ihr Unternehmen mit dem Gebrauch des Werkzeugs vertraut zu machen. Ihr Dienstleister sollte ein Auge dafür haben, wann sich der Einsatz von einer Innovation in Ihrem Betrieb lohnt.

9 Migration betrifft mehr als Technologie

Die Technik ist bei der Umstellung auf die G Suite nur einer von mehreren Aspekten. Und die Erfahrung zeigt, dass es nicht der wichtigste ist. Google selbst bietet einige „Transition-Guides“ an, um den Migrationsprozess möglichst friktionsfrei zu gestalten. Ihr Partner für die Migration auf die G Suite sollte Sie am Beginn über den Ablauf des standardisierten Migrationsprozesses informieren und diesen dann Schritt für Schritt abarbeiten. Ein solches Migrationspaket setzt sich aus der Analyse, der Umsetzung und der Schulung zusammen.

10 Offen für Apps und Lösungen anderer Hersteller

Die Ansprüche an eine Collaboration-Plattform sind völlig individuell. Ihr Migrationspartner kann die G Suite auch deshalb sehr exakt an Ihre Anforderungen anpassen, weil sich viele Apps von Drittanbietern integrieren lassen. Der auch bei österreichischen Firmen immer beliebtere Instant-Messaging-Dienst Slack lässt sich etwa mit der G Suite verbinden. Um das Potenzial der G Suite genau Ihren Bedürfnissen entsprechend mit weiteren Apps aufwerten zu können, muss Ihr Dienstleister einen guten Überblick über den Gesamtmarkt haben. Es reicht nicht, nur das Portfolio eines oder nur weniger Softwareanbieter zu kennen. 

11 Verständnis für Ihre IT-Herkunft

Damit der Umstieg auf die G Suite gelingt, muss Ihr Partner auch Ihre IT-Herkunft gut kennen. Er muss ein Verständnis von Legacy-Systemen mitbringen und sich auch in andere IT-Welten und -Philosophien, wie etwa Microsoft, zurecht finden. Ihr Partner für die Migration auf die G-Suite nimmt Sie ja auf der Reise in eine andere Welt der Collaboration an der Hand. Dafür braucht er ein profundes Verständnis der Situation, von der aus Sie und Ihr Betrieb starten. 


 

Fazit: Wie Sie den richtigen Partner für die Migration auf die G Suite finden

Die Auswahl von Business-Anwendungen ist heute schier grenzenlos. Tagtäglich kommen neue Apps hinzu, die versprechen, Kosten und Effizienz erhöhen zu können. Mit welchen Tools Ihr Betrieb am besten arbeitet, hängt aber von Ihren individuellen Ansprüchen ab. Diese muss Ihr Migrationspartner verstehen können. Gleichzeitig muss er aus dem Universum an verschiedenen Lösungen genau jene auswählen und miteinander kombinieren können, die für Sie am geeignetsten sind. Der erste und vielleicht wichtigste Schritt, der zu einem gelungenen Wechsel auf die G Suite führt, ist der der Auswahl des richtigen Migrationspartners. Und diesen ersten Schritt sollten Sie sich ganz genau überlegen.

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